Die Verfügbarkeit von Kollegen oder Geschäftspartnern stets im Blick haben – egal welches IP-Telefon oder welche Anwendung im Einsatz ist. Die innovaphone Office Integration verbessert und beschleunigt die Kommunikation, denn die verschiedenen Presence-Informationen, die ganz unterschiedliche Ursprünge haben können, werden zu einer einzigen Presence-Information gebündelt und für den Unified Communications-Anwender übersichtlich und verständlich dargestellt.
Relevant ist hierbei sowohl die in der VoIP-Telefonanlage innovaphone PBX gesetzte Presence, die über den innovaphone Communications Client myApps oder das IP-Telefon eingestellt wird, als auch alle anstehenden Termine aus dem Outlook Kalender. Natürlich kann eine Presence auch jederzeit manuell eingestellt und sogar durch eine Presence-Notiz ergänzt werden.
Das Besondere an der Office Integration von innovaphone: Die Aktualisierung der Presence-Information vollzieht sich voll automatisch in Echtzeit und passt sich automatisch am VoIP Telefon, im myApps Client oder in allen Microsoft Office Anwendungen an. Durch die Office Integration von innovaphone können Responsezeiten optimiert werden, denn der Unified Communications-Anwender kann abhängig von der signalisierten Presence von Kollegen oder Geschäftspartner immer das gerade am besten geeignete Kommunikationsmittel wählen: Kollege A ist verfügbar – Telefonanruf. Kollege B ist abwesend oder im Urlaub – Email. Kollege C telefoniert gerade – kurze Chatanfrage. So hält Kommunikation nicht auf, sondern macht Spaß und spart wertvolle Zeit ein.
Die Office Integration von innovaphone arbeitet in zwei Richtungen: Zum einen werden durch den Exchange Connector persönliche Kalendereinträge für die Presence-Information im innovaphone Communications Client myApps verarbeitet und grafisch dargestellt. Befindet sich der gewünschte Gesprächspartner beispielsweise gerade in einem Termin, wird dies durch das Presence-Symbol „Beschäftigt“ im myApps-Client signalisiert. Die Presence-Notiz gibt dann an, ab wann jemand wieder verfügbar ist. Zusätzlich wird der aktuelle Kalendereintrag oder der nächststehende Termin auch als Presence-Notiz ergänzt. Der Zeitraum, der hierbei berücksichtigt werden soll, ist frei konfigurierbar.
Zum anderen fließen alle Presence-Informationen aus dem myApps-Client als auch die am IP-Telefon gesetzte Presence in die Microsoft Office-Anwendungen ein. Bei der Adressauflösung in Outlook wird die Verfügbarkeit ausgelesen und mit einem farbigen Symbol gekennzeichnet. So steht ein grünes Kreis für "Verfügbar“, ein gelbes für "Abwesend“ und ein rotes für "Beschäftigt". Sofern das Symbol angeklickt wird, zeigt ein neues Fenster die aktuelle Presence-Notiz an. Zusätzlich besteht dort die Möglichkeit, direkt einen Chat mit dem myApps- Client zu starten oder die Kontaktperson anzurufen.
Voraussetzung für die Office Integration von innovaphone ist neben einer VoIP-Telefonanlage innovaphone PBX ab Version 10 der Einsatz des innovaphone Communications Clients myApps bei allen Usern, die von dieser erweiterten Presence-Funktionalität profitieren wollen. Außerdem werden der Microsoft Exchange Server 2010, Microsoft Office 2010 und eine App Platform auf der VoIP-Telefonanlage innovaphone PBX benötigt.
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