Informacja o obecności dostarcza cenne informacje o dostępności współpracowników. Ponadto rozsądnie kontroluje własną dostępność przez telefon i zapewnia większą wydajność pracy, co skutkuje zwiększonym zadowoleniem pracowników i klientów.
Gdy informacje o obecności są właściwie wykorzystywane, stanowią niezwykle pomocne narzędzie, które ma wpływ na bardziej produktywną i wydajną pracę, dzięki czemu czas pracy nie jest niepotrzebnie marnowany. innovaphone myApps zapewnia elastyczne możliwości wykorzystania informacji z różnych źródeł w sposób rozsądny i zgodny z wymaganiami.
Użytkownicy mają do dyspozycji wiele opcji kontaktowania się ze współpracownikami. Mogą skorzystać z wewnętrznego katalogu w aplikacji Users App, aplikacji Phone App, aplikacji Softphone App, aplikacji Chat App lub po prostu telefonu biurkowego. Niezależnie od wybranej opcji, informacje o obecności będą zawsze wyświetlane, jeszcze przed próbą nawiązania połączenia. Cecha szczególna: Wyświetlanie obecności nie musi być ograniczone do pracowników własnej firmy. Dzięki Federation informacje o obecności mogą być wykorzystywane także w innych firmach.
Informacje o obecności z innovaphone myApps mogą być również przekazywane do Microsoft Office / Microsoft 365 poprzez powiązanie adresów z oprogramowaniem klienckim, np. podczas pisania zaproszenia lub e-maila, informacje te są następnie wyświetlane bezpośrednio w Microsoft Outlook.
Ponadto informacje z własnego kalendarza Exchange mogą być wykorzystywane jako informacje o obecności w myApps za pośrednictwem wolnego od licencji innovaphone Exchange Connector.
Dzięki Calendar Presence Mapping administrator może również centralnie ustawić dla wszystkich użytkowników centrali PBX, które pozycje kalendarza automatycznie generują dany status obecności w myApps.
Chcesz zobaczyć przykład? W innovaphone używamy ustawienia "Praca w innej lokalizacji", by zaznaczyć w naszym osobistym kalendarzu dni, w których pracujemy w biurze domowym. W myApps w takie dni nadal jesteśmy pokazywani jako "Obecni", a wszelkie spotkania w tym dniu, które również znajdują się w naszym kalendarzu, nadpisują całodzienny wpis "Home Office" na czas trwania spotkania.
Ale to nie wszystko! Można również zdefiniować określone adresy e-mail nadawcy lub słowa kluczowe dla wpisów w kalendarzu, które są przenoszone do Presence również wtedy, gdy odbiorca nie potwierdził jeszcze odpowiedniego terminu, czyli termin jest w jego kalendarzu, ale „może ulec zmianie”. Może to być przydatne na przykład w przypadku, gdy pracownik zgłasza chorobę do działu kadr za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu, a dział ten generuje następnie odpowiedni wpis do kalendarza.
Oprócz funkcji mapowania obecności w Calendar Presence Mapping, obecność można oczywiście ustawić i dopasować ręcznie. Jest to możliwe bezpośrednio w myApps Client - na komputerze PC lub Mac, w przeglądarce lub na smartfonie oraz w telefonie IP.
Connector for Microsoft 365 umożliwia uzyskanie informacji o obecności z Microsoft 365 po stronie serwera i odpowiednie ustawienie jej dla użytkownika innovaphone myApps. Oznacza to, że na przykład w mieszanym środowisku z Microsoft Teams, połączenie użytkownika może sygnalizować "zajętość" podczas spotkania online. Dzięki temu żadne połączenia telefoniczne z zewnątrz nie zakłócają w tym czasie spotkania.
Aby nie przeszkadzać podczas spotkań za pośrednictwem innych platform, takich jak Zoom lub Cisco Webex, myApps jest inteligentnie zintegrowany z kuando® hub. Dodatkowo lokalny wskaźnik zajętości (Busylight) może opcjonalnie sygnalizować wizualnie status myApps (nie przeszkadzać / aktualnie rozmawiający / wolny). Jest to pomocne np. w biurach otwartych.
Jeśli wskaźnik obecności już teraz przynosi duży wzrost produktywności, to zwiększa się on jeszcze bardziej, gdy informacja o automatycznym przekierowaniu połączeń zależnym od obecności jest również wykorzystywana do kontrolowania własnej dostępności bez konieczności każdorazowej interwencji. Użytkownik może sam zdefiniować, kiedy połączenie przekazywane jest do innego miejsca docelowego - czy tylko w przypadku nieobecności, czy również na czas spotkania. Na przykład podczas spotkania można ustawić tymczasowe przekierowanie połączenia do kolegi lub na centralę, natomiast w przypadku nieobecności dzwoniący jest zawsze automatycznie przekierowywany na pocztę głosową. Te reguły przekierowania zależne od obecności można indywidualnie skonfigurować i aktywować jednym kliknięciem. Oszczędza to czas i zwiększa zadowolenie osób dzwoniących.