TEDi, distribuidor de produtos não alimentares de Dortmund (Renânia do Norte-Vestfália), vende produtos do dia a dia, como brinquedos, papelaria, farmácia, bricolagem, entre outros.
Com cerca de 1.400 filiais na Europa e cerca de 10.000 funcionários, TEDi está presente na Alemanha, Áustria, Espanha, Eslovênia, Eslováquia, Holanda e Portugal.
A decisão de renovar o sistema telefônico convencional que vinha utilizando foi tomada quando se constatou que ele havia se tornado obsoleto e que seu ajuste para adaptá-lo às novas necessidades da empresa seria um processo trabalhoso.
Nos últimos anos, o TEDi passou por um forte processo de crescimento, razão pela qual mudanças em seu sistema de telefonia também foram necessárias. O estado do software do sitema de telefonia Siemens HiPath 4000 PBX já implantado precisava de uma atualização e licenças para a integração de novos usuários. Além disso, a integração de aplicações modernas, como o status de presença, a mesa de operações ou as soluções de CTI do PBX anterior, teria sido um grande esforço do ponto de vista técnico. Ao buscar um novo PBX, a innovaphone chamou sua atenção desde o início, pois uma das filiais da TEDI na Áustria já possuía soluções de telefonia IP e Comunicações Unificadas da innovaphone: "Ficamos impressionados com a simplicidade e variedade de aplicações da solução innovaphone instalada na filial de Viena", diz Thomas Hauck, responsável pelo departamento de TI do TEDI.
Além da innovaphone, a possibilidade de uma instalação Lync também foi considerada, já que o TEDI possuía um ambiente Microsoft. No entanto, naquela época, a solução Lync não oferecia todas as funcionalidades de um PBX tradicional. A innovaphone, por outro lado, caracteriza-se pela fusão do conforto da telefonia clássica com as modernas aplicações de uma solução de Comunicação Unificada. "Ficamos convencidos pelo grau de integração da Microsoft no innovaphone PBX, o cliente UC da innovaphone. O status de presença, por exemplo, alimenta diretamente as informações do calendário do Outlook. Ele também exibe informações de contato para chamadas recebidas para contatos do Outlook, e os contatos podem ser acessados diretamente do Outlook ou por meio de uma determinada combinação de teclas", diz Thomas Hauck. E acrescenta: "O decisivo para nós foi a possibilidade de interconexão de centrais de telefonia do estrangeiro". Além disso, o TEDi instalou uma solução de interação com o cliente, o Centro de Comunicações Voxtron da Enghouse Interactive, que foi certificado pela innovaphone e integrado à infraestrutura de telefonia sem incidentes.
A possibilidade de dar um salto gradual em direção à tecnologia VoIP da innovaphone também foi um dos critérios decisivos para o TEDi. O PBX existente e o novo innovaphone PBX tiveram que continuar trabalhando em paralelo, de modo que a instalação dos novos componentes foi realizada gradualmente até que o antigo PBX pudesse ser removido definitivamente. Outra exigência era que a nova e antiga centrais de telefonia estivessem interligadas entre si. Além disso, inúmeros ajustes de Routing foram necessários.
Um gateway VoIP innovaphone IP6010 foi instalado na sede do TEDi em Dortmund, enquanto os gateways Gateways VoIP innovaphone IP800 foram instalados em suas filiais estrangeiras. Durante a fase inicial de instalação, o IP6010 foi conectado aos links ISDN primários existentes, que por sua vez foram redirecionados para o PBX existente com base nos números de ramal Após a conclusão da instalação, a central de telefonia antiga foi removida e o encaminhamento de chamadas foi cancelado. A simples instalação do innovaphone PBX e seu alto grau de confiabilidade possibilitaram dispensar infraestrutura redundante. Os telefones IP222 da innovaphone e o cliente myPBX foram instalados nas mesas dos funcionários do TEDi. Eles possuem, portanto, todas as funcionalidades da solução de Comunicação Unificada da innovaphone como: integração com Outlook, Status de Presença, Chat, videoconferência, Application Sharing, entre outras funcionalidades. Alguns trabalhos também estão equipados com o Centro de Comunicação Voxtron 2014. O Centro de Comunicação Voxtron disponibiliza ao TEDi funções como o Telefone SIP, Reporting, acesso permanente ao banco de dados Oracle e o uso de um sistema de remarcação semiautomática.
A instalação básica do innovaphone PBX foi realizada em 4 dias úteis. Devido ao grau de complexidade da programação do Roteamento entre ambos os PBXs, alguns dias adicionais de trabalho foram necessários. Posteriormente, a instalação da solução Voxtron foi realizada e concluída em 2 dias.
Quando questionado se havia alguma dificuldade durante a instalação da nova unidade de controle, Thomas Hauck respondeu da seguinte forma: "’O roteamento entre a antiga e a nova unidade de controle apresentou algumas dificuldades. Os números tinham que ser adicionados ou removidos dependendo da direção da chamada e o roteamento tinha que ser realizado corretamente. A função Login da innovaphone nos permitiu localizar rapidamente erros e corrigi-los." O resultado é altamente satisfatório: "A manutenção e administração da nova central de telefonia é muito mais simples do que o do antigo quadro de distribuição. O menu do PBX e dos dispositivos innovaphone são intuitivos e fáceis de usar. Mesmo funcionários sem treinamento específico são capazes de utilizar mais do que funções básicas."
O objetivo dos gestores de TI de "garantir que funcionalidades como anúncios de voz, serviços de fax ou CTI anteriormente gerenciados por terceiros também funcionem com a solução innovaphone de Comunicação Unificada, melhorando assim o manuseio e a relação custo-benefício do novo sistema de PBX" foi mais do que alcançado, diz Thomas Hauck. Em termos de custo-benefício, também deve ser ressaltado que o sistema innovaphone PBX é extremamente compacto e ocupa pouquíssimo espaço: "Os custos resultantes são muito menores, porque em vez de 26 unidades altas por painéis de 2 unidades mais a central telefônica, agora é necessário apenas um dispositivo em uma unidade alta no rack. Isso economiza espaço e energia elétrica." Além disso, os custos de manutenção e administração são menores do que os do modelo anterior: "A solução innovaphone é economicamente mais competitiva do que a solução anterior, pois podemos gerenciar muitas funcionalidades sem a necessidade de provedores externos e, portanto, os custos de software e hardware são mais do que aceitáveis."
Tudo isso contribuiu para um alto nível de aceitação do novo sistema entre os funcionários desde o início: "Ao contrário de outras novas instalações, não tivemos que trabalhar no nível de aceitação primeiro. Nossos funcionários ficaram encantados com os dispositivos e o client UC myPBX desde o início, e os administradores de sistema com a operação do sistema innovaphone PBX. Pode-se, portanto, falar de um amplo grau de aceitação interna", diz Thomas Hauck.
Esse resultado positivo é responsável pelo fato de que, em um futuro próximo, as novas filiais da empresa no exterior continuarão equipadas com a solução innovaphone para conectá-las à matriz.
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