Rejestracja czasu pracy: Fascynująca podróż przez historię

written by Laura Toffali & Wendy Züffle | 01.02.2024

Dziś zabieramy Cię w podróż przez historię rejestrowania czasu pracy, starożytnej praktyki, której początki sięgają czasów na długo przed naszą cyfrową erą. Czy słyszałeś o "Kodeksie Hammurabiego"? Czy wiesz, że już pod koniec XIX wieku istniał system kontroli rejestracji czasu pracy? A co z orzeczeniem ETS sprzed kilku lat, zgodnie z którym pracownicy muszą elektronicznie dokumentować swój dzienny czas pracy? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w tym artykule na blogu.

Ewidencja czasu pracy - konieczność od wielu stuleci

Rejestrowanie czasu pracy, znane również jako rejestrowanie obecności, nie jest nowoczesnym wynalazkiem! Pierwszy dokument rejestrujący zadania, godziny pracy i wynagrodzenia dla różnych zawodów pochodzi z 1772 r. p.n.e., z Kodeksu Hammurabiego, jednego z najstarszych spisanych zbiorów praw w cywilizacji babilońskiej.¹

Na jego podstawie podobne próby podejmowali Egipcjanie, Grecy, Chińczycy i Rzymianie. Chociaż systemy te przewidywały płatność za dzień, bez wątpienia można je uznać za prekursorów rejestrowania czasu pracy.

Wiele czynności nadal podlegało naturalnemu rytmowi pór roku i światła słonecznego, a godziny pracy były często regulowane przez dzwony kościelne i zegary publiczne. Niemniej jednak praktyka prowadzenia szczegółowych zapisów godzin pracy na papierze stała się powszechna w Europie w średniowieczu, szczególnie wśród rzemieślników i praktykantów w różnych cechach.

Kodeks Hammurabiego

Narodziny mechanicznej rejestracji czasu pracy

Wraz z początkiem ery przemysłowej w XIX wieku nastąpiło przejście od bardziej elastycznego rejestrowania godzin pracy do bardziej rygorystycznej obsługi i standaryzacji godzin pracy. Pracownicy fabryk, którzy często pochodzili z okolicznych wsi, nagle musieli każdego dnia rano ustawiać się w kolejce do rejestracji. Coraz więcej przedsiębiorców zatrudniało pracowników, których zadaniem było rejestrowanie czasu pracy pracowników w papierowych rejestrach - bezpośrednich poprzednikach współczesnych arkuszy kalkulacyjnych Excel.

W 1879 roku niemiecki wynalazca Richard Bürk zgłosił patent na urządzenie do rejestrowania "czasu obecności i pobytu pracowników w pracy", które mechanicznie rejestrowało godziny pracy pracowników w fabryce. Jednak urządzenie to można było łatwo zmanipulować i było zbyt drogie ze względu na wysokie zużycie papieru. Z tego powodu ostatecznie opracował tak zwany "Billeteur", który stemplował godziny pracy na karcie.

Narodziny pierwszych mechanicznych maszyn do rejestracji czasu pracy datuje się zatem na koniec XIX wieku. W ciągu kilku lat panowie Bundy, Dey i Cooper opracowali w USA trzy różne metody pomiaru czasu pracy: 

• Bundy Key Recorder - Pierwszą osobą, która w 1888 roku skonstruowała maszynę do odmierzania czasu był Willard Bundy, znany nowojorski jubiler. Maszyna Bundy’ego łączyła strukturę zegara z technologią maszyny do pisania. 
• Dial Recorder - W tym samym roku Alexander Dey opracował inny typ maszyny, która oznaczała wejście i wyjście pracowników za pomocą ruchomego ramienia, które było obsługiwane ręcznie. Rejestrowanie czasu nabierało kształtów!
• Rochester Recorder - W 1894 roku bardziej nowoczesny i dokładny system Coopera umożliwił drukowanie czasu pracy na karcie przez włożenie jej do specjalnego urządzenia. Prawdziwie innowacyjny pomysł, który wkrótce został skomercjalizowany.

Chociaż wszyscy trzej początkowo realizowali tylko własne pomysły, a Bundy początkowo założył wspólną firmę z Bürkiem, połączyli siły na początku XX wieku i położyli podwaliny pod firmę. W latach dwudziestych XX wieku nadano jej nazwę IBM (International Business Machines Company).² Nowo założona firma IBM posiadała już zróżnicowaną gamę produktów: Oprócz kart dziurkowanych, produkowała również wagi, a także krajalnice i przez ponad 40 lat wytwarzała urządzenia do pomiaru czasu pracy. W 1938 roku IBM opracował pierwszy w pełni automatyczny system pomiaru czasu. Zainteresowanie firmy systemami rejestracji czasu trwało aż do lat 60-tych, kiedy to skupiono się przede wszystkim na pierwszych komputerach, zwiastujących nadejście ery informacji.

Tradycyjne metody do rejestracji czasu pracy

W kolejnych dziesięcioleciach dokumentacja czasu pracy stawała się coraz ważniejsza, przede wszystkim w celu zapewnienia uczciwości i przejrzystości w stosunkach pracy. Rozwój systemów rejestracji czasu pracy odzwierciedla zatem nie tylko postęp techniczny, ale także zmiany społeczne i gospodarcze w społeczeństwie.

• Karta czasu pracy:

Najpopularniejsza, ale też najbardziej nieodpowiednia metoda. Chociaż papierowe podkładki są łatwe w użyciu i można je zabrać ze sobą, metoda ta jest bardzo czasochłonna, a podkładki mogą się zgubić lub uszkodzić.

• Rejestrator czasu pracy:

Naprawdę fascynujący i pomysłowy sprzęt. Nie jest to jednak tani system, który wymaga konserwacji i napraw.

• Elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy:

Pierwszy punkt zwrotny w cyfrowej rejestracji czasu pracy - każdy pracownik może z łatwością uzyskać do niej dostęp ze swojego komputera.

• Software:

W toku transformacji cyfrowej firmy opracowały programy do rejestracji obecności, które posiadają wiele przydatnych funkcji i ułatwiają pracę działu HR. W wielu firmach, zwłaszcza tych mniejszych, nadal zarządza się przepracowanymi godzinami za pomocą elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy - często w formie list Excel.

 
Tradycyjne systemy mają jednak wady, których nie należy bagatelizować:

• ochrona danych nie jest gwarantowana
• brak bezpiecznego (pod względem fałszerstwa) rozwiązania
• wysokie koszty pracy, czasu i administracji
• pracownicy muszą wprowadzać i zarządzać wszystkimi danymi ręcznie -> wysoka podatność na błędy

Jednak ze względu na cyfryzację wyżej wymienione tradycyjne metody rejestrowania godzin pracy coraz częściej znikają z biur - stopniowo zastępują je aplikacje lub systemy identyfikatorów. Warunki ramowe zmieniły się zasadniczo w czasie. Jeszcze kilka lat temu nie do pomyślenia było, by pracownicy przez kilka dni pracowali z domu lub zarządzali swoim czasem pracy w podróży. Odnosząc się do przełomowego wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE)
w sprawie obowiązku pomiaru czasu pracy pracowników, niemieckie sądy orzekły również, że pracownicy muszą dokumentować swój dzienny czas pracy (elektronicznie).

Rejestracja czasu pracy dzisiaj: Obowiązek prawny

W dniu 13 września 2022 r. Federalny Sąd Pracy wydał wiążące orzeczenie, zgodnie z którym czas pracy pracowników musi być w Niemczech rejestrowany. Zgodnie z § 3 ust. 2 nr 1 niemieckiej ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy (ArbSchG) pracodawcy są zobowiązani - z zastrzeżeniem interpretacji zgodnej z prawem UE - do wprowadzenia systemu, który może być wykorzystywany do rejestrowania czasu pracy pracowników (BAG - 1 ABR 22/21).³

innovaphone Working App – aplikacja do rejestracji czasu pracy

innovaphone Working App to cyfrowe, spełniające wymogi prawne rozwiązanie, które można aktywować dla wszystkich zarejestrowanych użytkowników za pomocą zaledwie kilku kliknięć w środowisku pracy i komunikacji myApps. Aplikacja składa się z dwóch części: wersji dla pracowników (użytkownik) i wersji dla menedżerów HR (administrator). Dzięki aplikacji można łatwo i szybko rejestrować godziny pracy zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi godzin pracy, przerw i okresów odpoczynku oraz szybko identyfikować odchylenia.

Wirtualny zegar czasu pracy jest zintegrowany z aplikacją Working App, ale oczywiście aplikacja ma znacznie więcej do zaoferowania. W tym artykule podsumowaliśmy kilka punktów.

Zalety aplikacji Working App dla firm:

• szybka instalacja i konfiguracja
• użytkownicy nie muszą być dodawani ręcznie, ponieważ aplikacja jest zintegrowana z systemem telefonicznym
• duża oszczędność czasu, ponieważ czas pracy można łatwo zarejestrować w aplikacji
• bezpieczna, zgodna z przepisami i kompletna dokumentacja
• uproszczenie procesów roboczych
• aplikacja dostępna jest w instalacji lokalnej i w chmurze

Zalety aplikacji Working App dla użytkowników:

• rejestracja czasu jest niezależna od lokalizacji (również poza biurem) i jest synchronizacja na żywo na wszystkich urządzeniach końcowych (komputer stacjonarny, smartfon itp.)
• interfejs użytkownika w aplikacji jest prosty, intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Czas pracy można rejestrować łatwo, szybko i intuicyjnie.
• rejestrowanie czasu pracy jest zintegrowane ze znanym środowiskiem pracy innovaphone - nie ma potrzeby przełączania się między różnymi programami
• przestrzeganie godzin pracy i przerw w celu zapewnienia, że nikt nie narusza prawa pracy.

Zapraszamy do odwiedzenia naszej dedykowanej strony Working App, aby dowiedzieć się więcej o funkcjach tej aplikacji.

Podsumowanie

Jak widać, na przestrzeni lat wiele zmieniło się w kwestii ewidencji czasu pracy. Jesteśmy bardzo ciekawi, co przyniesie nam przyszłość i jak rozwinie się rynek w tym sektorze. Jedno jest jednak pewne: w przyszłości firmy nie będą już w stanie uniknąć elektronicznej rejestracji czasu pracy. Zainteresował Cię nasz artykuł, ale nie wiesz, jak powinno wyglądać idealne rozwiązanie dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami.

Źródła:

¹https://de.wikipedia.org/wiki/Codex_Hammurapi
² https://en.wikipedia.org/wiki/IBM
³ https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html