Registrazione dell’orario di lavoro: un affascinante viaggio nella storia

written by Laura Toffali & Wendy Züffle | 14.02.2024

Oggi vi accompagniamo in un viaggio attraverso la storia della registrazione dell’orario di lavoro, una pratica antica che precede di molto l’era digitale. Conoscete il Codice di Hammurabi? Sapevate che già alla fine del XIX secolo esisteva un sistema di controllo per la registrazione dell’orario? E la sentenza della Corte di giustizia dell’Unione europea di qualche anno fa, secondo la quale i dipendenti devono documentare elettronicamente il loro orario di lavoro giornaliero? In questo post del blog approfondiremo proprio questi temi.

Registrazione dell’orario di lavoro, una necessità antica come il mondo

La registrazione dell’orario di lavoro non è un’invenzione dei giorni moderni. Il primissimo foglio di lavoro che annota mansioni, orari di lavoro e remunerazione per diverse professioni, risale addirittura al 1772 a.C. con il Codice di Hammurabi, una fra le più antiche raccolte di leggi scritte appartenente alla civiltà babilonese.¹

Da allora simili tentativi sono stati sono stati fatti dagli Egizi, dai Greci, dai Cinesi e dai Romani. Nonostante questi sistemi prevedessero un pagamento a giornata, possono essere considerati senza dubbio gli antenati della timbratura del cartellino.

Durante il Medioevo in Europa, nonostante molte attività seguano ancora il ritmo naturale delle stagioni e della luce solare e l’orario di lavoro sia spesso regolato dalle campane delle chiese e da orologi pubblici, inizia a diffondersi la pratica di tenere registri cartacei dettagliati dell’orario di lavoro in particolare di artigiani e apprendisti delle diverse corporazioni.

Codice di Hammurabi

Agli albori della timbratura del cartellino

È con l’avvento dell’era industriale nel XIX secolo che si passa da una concezione più flessibile del tempo di lavoro ad un approccio più rigoroso e ad una standardizzazione delle ore di lavoro. I lavoratori delle fabbriche, spesso reclutati in campagna, devono improvvisamente mettersi in coda ogni mattina per essere registrati e sempre più padroni iniziano ad assumere lavoratori la cui mansione è quella di annotare l’orario di entrata degli operai su dei registri cartacei (gli antenati diretti dei moderni fogli Excel).

Nel 1879, l’inventore tedesco Richard Bürk chiese il brevetto per un "dispositivo di controllo dei lavoratori", che registrava meccanicamente le ore di lavoro degli operai in fabbrica. Tuttavia, questo dispositivo poteva essere facilmente manipolato ed era troppo costoso a causa dell’elevato consumo di carta. Per questo motivo sviluppò il cosiddetto "Billeteur" con il quale le ore di lavoro venivano impresse su un cartoncino.

La nascita delle prime macchine marcatempo di stampo meccanico risale alla fine dell’Ottocento. A distanza di pochi anni, tre signori Bundy, Dey e Cooper, idearono tre diversi metodi di timbratura:

• Bundy Key Recorder - Il primo a costruire un apparecchio per la timbratura del cartellino nel 1888 è Willard Bundy, un noto gioielliere di New York. Il macchinario di Bundy associava infatti una struttura ad orologeria con la tecnologia della scrittura a macchina da scrivere.
• Dial Recorder - Nello stesso anno, Alexander Dey costruisce un altro tipo macchinario che segna l’entrata e l’uscita dei dipendenti attraverso l’utilizzo di un braccio mobile da azionare manualmente. La timbratura del cartellino inizia a prendere forma!
• Rochester Recorder - Il sistema Cooper, più moderno e accurato, consentì nel 1894 di stampare gli orari su un cartellino inserendolo all’interno di un particolare dispositivo. Un’idea davvero innovativa per l’epoca che ben presto viene commercializzata.

Sebbene tutti e tre abbiano inizialmente perseguito le proprie idee e Bundy abbia inizialmente fondato una società congiunta con Bürk, all’inizio del 1900 unirono le forze e gettarono le basi dell’azienda, che negli anni Venti prese il nome di IBM (International Business Machines Company). Già appena nata la IBM aveva un’offerta piuttosto diversificata: oltre alle schede perforate, produceva bilance e affettatrici e, per oltre 40 anni, macchine marcatempo. Nel 1938 IBM sviluppò il primo time-recorder completamente automatico, l’interesse per i sistemi di registrazione del tempo continuò fino agli anni ’60, quando IBM si concentrò sui primi computer, inaugurando l’era informatica.

Metodi classici per la gestione del tempo di lavoro

Nel corso dei decenni successivi, la documentazione del tempo di lavoro è diventata sempre più importante, soprattutto per garantire equità e trasparenza nei rapporti di lavoro. Lo sviluppo dei sistemi di registrazione del tempo riflette quindi non solo il progresso tecnico, ma anche i cambiamenti sociali ed economici della società.

• Foglio presenze

Il metodo più comune, ma anche il meno adatto. Sebbene i blocchi di carta siano facili da usare e da trasportare, questo metodo è molto dispendioso in termini di tempo e i blocchi possono essere persi o danneggiati.

• Orologio a timbratura:

Un dispositivo hardware davvero affascinante e geniale. Tuttavia, è un sistema non proprio economico che comporta costi di manutenzione e riparazioni.

• Sistemi di registrazione del tempo elettronici

Una svolta nella registrazione digitale del tempo: ogni dipendente può facilmente accedervi dal proprio computer.

• Software

Nel contesto della trasformazione digitale, le aziende hanno sviluppato programmi per la registrazione della presenza che dispongono di molte funzioni utili e semplificano la gestione del dipartimento HR. In molte piccole imprese, le ore lavorate vengono ancora gestite utilizzando sistemi di registrazione del tempo elettronici, spesso sotto forma di fogli Excel.

I sistemi di timbratura tradizionali presentano tuttavia dei notevoli svantaggi:

• La protezione dei dati non è garantita
• Non si tratta di una soluzione sicura contro la falsificazione
• Elevati costi in termini di lavoro, tempo e gestione
• I dipendenti devono inserire e gestire manualmente tutti i dati -> elevata suscettibilità agli errori

A causa della digitalizzazione, i suddetti metodi tradizionali di registrazione del tempo di lavoro stanno gradualmente scomparendo dagli uffici - applicazioni o sistemi di badge li stanno sostituendo uno dopo l’altro. Nel corso del tempo, le condizioni quadro sono cambiate radicalmente. Ancora pochi anni fa sarebbe stato impensabile che i dipendenti lavorassero alcuni giorni in modalità di smart working o gestissero i propri orari di lavoro mentre sono in viaggio. Con le nuove modalità del lavoro ibrido è sempre più necessario rilevare in modo corretto anche il lavoro svolto fuori sede, che le soluzioni di timbratura improntate esclusivamente sul controllo della presenza fisica in azienda non permettono.

Registrazione del tempo oggi: un obbligo di legge

La Sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea del 14 Maggio 2019, causa C-55/418, ha interpretato la direttiva UE n. 89/391/CE sulla sicurezza e salute dei lavoratori, imponendo agli Stati membri di istituire un "sistema oggettivo" per misurare e registrare le ore lavorate dai dipendenti. Ora spetta a ciascuno stato individuare le modalità concrete di attuazione di questo sistema, considerando le specificità di ogni settore e le dimensioni delle imprese.

In Italia la legge nazionale 183/2014, inclusa nella riforma del Jobs Act, permette l’impiego di strumenti tecnologici come PC, tablet o smartphone per la registrazione delle presenze e il monitoraggio degli orari di ingresso e uscita dal lavoro, sempre nel rispetto della privacy dei dipendenti. ³

innovaphone Working App – la App per la rilevazione delle presenze

Con la nostra innovaphone Working App presentiamo una soluzione di timbratura digitale che può essere attivata con pochi clic sull’ambiente di lavoro e comunicazione myApps per tutti gli utenti registrati. L’applicazione si compone di due parti, una versione User per i dipendenti e una versione Admin per i responsabili delle risorse umane. La Working App permette ai dipendenti di registrare gli orari di lavoro, pause, ferie in modo semplice e rapido e ai responsabili di avere un monitoraggio costante sulle presenze e individuare eventuali difformità.

La versione virtuale del timbra cartellino è praticamente integrata nella Working App, anche se, naturalmente, la App offre molto di più. 

Vantaggi della Working App per l’azienda:

• Installazione e configurazione rapida
• Integrazione nel sistema telefonico che permette di inserire automaticamente gli utenti già presenti
• Risparmio di tempo attraverso la registrazione digitale dei tempi di lavoro
• Documentazione sicura, conforme alle normative e completa
• Semplificazione dei processi aziendali
• Disponibilità sia on-site che in cloud

Vantaggi della Working App per gli utenti:

• Registrazione online degli orari possibile ovunque e sempre: è possibile registrare i tempi di lavoro anche tramite smartphone o tablet.
• Interfaccia intuitiva e facile da usare: i tempi di lavoro possono essere registrati in modo semplice e veloce
• Registrazione del tempo di lavoro integrata nell’ambiente di lavoro innovaphone abituale: non è necessario passare tra diversi programmi.
• Indicazione chiara dei tempi di lavoro e delle pause, per garantire il rispetto della normativa sul lavoro

Visita la nostra pagina web per scoprire tutte le funzionalità della Working App.

Conclusione

Il panorama storico della registrazione dei tempi di lavoro evidenzia un costante progresso e siamo impazienti di scoprire quali sviluppi ulteriori il futuro riserverà. Tuttavia, è innegabile che la registrazione digitale dei tempi di lavoro diventerà una prassi imprescindibile per le aziende. Se siete ancora indecisi su quale soluzione possa essere più adatta alle esigenze della vostra azienda, non esitate a contattarci. Siamo qui per fornirvi consulenza e supporto personalizzati.

¹ https://it.wikipedia.org/wiki/Babilonia_(regione_storica)
^{2 https://en.wikipedia.org/wiki/IBM
3} https://www.gazzettaufficiale.it/atto/serie_generale/caricaDettaglioAtto/originario?atto.dataPubblicazioneGazzetta=2015-09-23&atto.codiceRedazionale=15G00164&elenco30giorni=true