Mentre la pandemia ha accelerato la digitalizzazione, il conflitto armato in corso nell’Est Europa ha intensificato i problemi legati al consumo di energia accentuando la minaccia del cybercrime e la conseguente necessità di maggiore sicurezza IT.
Gli enti locali affrontano giornalmente le sfide causate dalla convergenza ed eterogeneità dei loro numerosi servizi e delle figure professionali coinvolte: anagrafe, polizia locale, vigili del fuoco, asili nido, scuole, pianificazione urbana, informazioni turistiche, tempo libero e sport, raccolta dei rifiuti, costruzione di strade, servizi sanitari, solo per citarne alcuni. L’infrastruttura IT e i sistemi di comunicazione sono spesso disomogenei e obsoleti. Una moltitudine di software e apparecchiature ad alto consumo energetico di diverse marche e modelli complicano il lavoro, ostacolano la collaborazione e rappresentano un enorme fattore di costo.
La diffusione dello smart working e del lavoro da remoto in seguito alla crisi sanitaria ha reso ancora più evidenti i deficit digitali. Mentre i dispositivi analogici, e non digitali, come il fax, sono ancora molto diffusi, le istituzioni pubbliche non dispongono di strumenti di collaborazione moderni, indispensabili nelle aziende di oggi. Non solo, l’interazione dei dispositivi esistenti è spesso difficile: interfacce incompatibili, contatti diversi per la manutenzione a seconda del produttore, dell’integratore e dell’operatore, con processi lunghi, noiosi e spesso onerosi.
Oltre ad ottimizzare i processi e migliorare la qualità del servizio, la telefonia IP riduce i costi telefonici permettendo notevoli risparmi. Le aziende possono infatti eliminare in parte o del tutto i costi della telefonia: le chiamate tra reparti, postazioni di lavoro da remoto e filiali sono completamente gratuite, anche quando si utilizzano telefoni cellulari integrati nel PBX. E non è tutto: grazie all’integrazione dei dispositivi mobili, gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate utilizzando i propri cellulari mantenendo lo stesso numero di telefono dell’ufficio.
Lo scetticismo nei confronti della digitalizzazione si basa principalmente sulla paura delle conseguenze che l’automazione può comportare. La riduzione dei contatti personali o addirittura la loro scomparsa e la creazione di servizi online rappresentano una vera minaccia per alcuni posti di lavoro. Si tratta però di timori infondati. Sebbene richiedano un periodo di formazione e di accettazione da parte degli utenti, gli strumenti digitali e collaborativi fanno risparmiare tempo e migliorano i processi quotidiani e il servizio complessivo. La scomparsa delle attività ripetitive, inoltre, permette alle persone di concentrarsi su mansioni più importanti o più attuali. Grazie agli strumenti e ai dispositivi giusti, la mobilità e lo smart working, i consigli comunali online e aule virtuali diventano possibili e aprono nuovi orizzonti tecnologici.
Qualche esempio:
Fino a pochi anni fa, senza i moderni strumenti di collaborazione, l’idea di una riunione di consiglio comunale virtuale sarebbe apparsa alquanto inverosimile. Oggi, una soluzione di comunicazione collaborativa moderna e completa dovrebbe includere funzioni come softphone, videoconferenze, messaggistica via chat, condivisione dello schermo e delle applicazioni e molto altro ancora. Inoltre, dovrebbe essere espandibile con nuove funzionalità e flessibile per adattarsi alle mutevoli esigenze di comunicazione senza la necessità di affidarsi a servizi esterni, creando dipendenze indesiderate.
Così come le aziende private, anche le realtà pubbliche municipali e locali stanno affrontando le sfide del mercato dell’energia e dell’aumento dei prezzi. Controllare il proprio consumo energetico è l’unica soluzione a breve termine per ridurre i costi energetici. Perciò, è prioritario ottimizzare l’infrastruttura di comunicazione. Per ridurre l’impronta di carbonio, un’opzione potrebbe essere quella di eliminare l’hardware e passare al cloud, ospitando il sistema su un server condiviso in un centro dati europeo per garantire la sicurezza dei dati. I telefoni fissi possono essere sostituiti da soft phone e le videoconferenze possono diventare una valida alternativa ai viaggi di lavoro. Anche limitare l’uso di e-mail e allegati interni, dispendiosi in termini di energia e tempo, e favorire la chat interna in tempo reale, sono misure efficaci per ridurre il consumo energetico della comunicazione quotidiana.
A causa della diversità delle tecnologie, dei dispositivi e delle interfacce utilizzate, i comuni sono particolarmente vulnerabili ai rischi informatici. La sicurezza informatica deve essere considerata prioritaria per scongiurare la minaccia del Ransomware. Anche se l’All IP ha introdotto molti vantaggi, i sistemi di comunicazione possono essere un facile bersaglio per i cyberattacchi, poiché i sistemi sono collegati esternamente a Internet. Pertanto, i comuni dovrebbero assicurarsi di optare per soluzioni europee che aderiscono alle normative europee sulla protezione dei dati. Nella soluzione innovaphone myApps, per esempio, tutti i meccanismi di sicurezza, i metodi di crittografia e i protocolli sono direttamente inclusi nell’innovaphone PBX e proteggono i diversi canali di comunicazione su larga scala.
Non c’è dubbio che trasformare una realtà comunale in una smart city sia un progetto ambizioso e a lungo termine! Le sfide sono numerose e dipendono da fattori diversi, organizzativi, tecnologici, ambientali e umani. Gli sforzi però saranno senz’altro premiati: un moderno sistema di comunicazione farà risparmiare tempo e denaro, migliorerà il lavoro e i servizi forniti ai cittadini, infine l’implementazione di applicazioni mobili consentirà un accesso rapido e flessibile ai vari servizi e dipartimenti.
