innovaphone Fax
Fax-to-mail en mail-to-fax met het VoIP telefoniesysteem innovaphone PBX

Wellicht vraagt u zich af of er nog wel iemand behoefte heeft aan een faxapparaat. Maar in sommige gevallen kan het niet anders – wanneer het om juridische aangelegenheden gaat bijvoorbeeld, of bestellingen en aanvragen en dergelijke. Een fax met handtekening en bedrijfsstempel heeft in zulke gevallen gewoon meer geldigheid dan een e-mail zonder enige formaliteit.

Maar faxen hoeft geen omslachtige aangelegenheid te zijn. Dat wordt duidelijk met de fax-oplossing van innovaphone, waarmee snel en ongecompliceerd vanaf de eigen PC faxen verstuurd en ontvangen kunnen worden– overigens ook mobiel. Hierbij werkt de normale mail-client als faxapparaat en maakt mail-to-fax of fax-to-mail mogelijk. De fax is daardoor direct in digitale vorm beschikbaar en kan meteen gearchiveerd worden. Bovendien is vertrouwelijkheid gegarandeerd omdat gevoelige gegevens via een individueel faxnummer verstuurd of ontvangen kunnen worden.

Bedrijven die via internet faxen, hebben geen dure aanschaffings- en onderhoudskosten voor analoge faxapparaten. En ook op papier kan dankzij fax-to-mail en mail-to-fax bespaard worden,  aangezien de meeste documenten direct in digitale vorm beschikbaar zijn. innovaphone Fax is in de hardware van het VoIP telefoniesysteem innovaphone PBX geïntegreerd – ’on board’ dus, zonder gebruik van verdere hardware of  externe servers.  Faxen via internet: makkelijker kan het bijna niet.

Mail-to-fax: Voor het versturen wordt het document als PDF-bestand aan een e-mail toegevoegd en naar de faxserver verstuurd. Het mailadres wordt samengesteld uit het telefoonnummer van de ontvanger en de domeinnaam van de faxserver. De tekst uit het onderwerpveld komt op het faxvoorblad te staan, mits er een voorblad geconfigureerd is. De voorbladen zijn in verschillende talen beschikbaar en kunnen volledig individueel aangepast worden. Wanneer de fax succesvol verstuurd is, ontvangt de afzender een bevestiging per e-mail. Deze e-mail bevat het verstuurde document met voorblad als bijlage, precies dezelfde inhoud dus als de ontvanger gekregen heeft. Als de fax niet verstuurd is, ontvangt de afzender een e-mail waarin de oorzaak van de fout vermeld wordt. 

Fax-to-mail: Het ontvangen van een fax verloopt ook via e-mail. In het onderwerp en de eigenlijke mail staan telefoonnummer, datum, tijdstip, fax-ID en aantal pagina’s van de fax vermeld. Het document zelf wordt als bijlage in PDF-formaat verstuurd.

Een innovaphone VoIP gateway functioneert als faxserver. Voorwaarde is een innovaphone Linux Application Platform, beschikbaar voor innovaphone gateway modellen uit 11-reeks (uitzondering: gateway IP1130), de innovaphone gateway IP6010 of als virtuele oplossing (VMware). De documenten worden in de VoIP gateway geconverteerd en op de traditionele manier uitgewisseld. innovaphone Fax is compatibel met alle analoge faxapparaten.