Dzięki nowoczesnym narzędziom komunikacyjnym od lokalnej gminy do „Smart city”

Written by Bénédicte Nuding | 13.06.2022

Administracja i zarządzanie gminą lub małym miastem wymaga dziś takich samych narzędzi do komunikacji jak średniej wielkości przedsiębiorstwo z wieloma oddziałami. Połączenie poszczególnych oddziałów w sieć, obniżenie kosztów komunikacji, opanowanie złożonego zarządzania personelem i finansami, modernizacja i cyfryzacja aparatu administracyjnego i technicznego, uproszczenie codziennych procesów pracy dla pracowników miejskich i obywateli to cele, których realizacja wymaga gruntownej transformacji cyfrowej.

Podczas gdy kryzys zdrowotny był czynnikiem przyspieszającym cyfryzację, konflikt zbrojny, który obecnie wstrząsa Europą Wschodnią, zaostrza problem zużycia energii. Powoduje to również wzrost zagrożenia cyberprzestępczością i zwiększa znaczenie bezpieczeństwa informatycznego.

Lokalne gminy codziennie stają przed wyzwaniami wynikającymi ze zbieżności i heterogeniczności ich licznych usług, które obejmują szeroki zakres bardzo różnych zawodów: Urząd Stanu Cywilnego, straż miejska, straż pożarna, żłobki, system szkolnictwa, planowanie przestrzenne, biuro turystyczne, sport, ale także wywóz śmieci, budowa dróg, służba zdrowia, biblioteka medialna itp. - to tylko kilka przykładów. Istniejące wyposażenie informatyczne i komunikacyjne jest często bardzo niespójne lub wręcz przestarzałe - mnogość oprogramowania i energochłonnych urządzeń różnych marek - komplikuje pracę, utrudnia współpracę i stanowi ogromny czynnik kosztowy.

"Smart City" tak to jest możliwe:

Usuwanie oczywistych braków cyfrowych

Wraz z rozpowszechnieniem się pracy zdalnej, kryzys zdrowotny sprawił, że deficyty cyfrowe stały się jeszcze bardziej widoczne. Podczas gdy urządzenia analogowe np. faksy nadal są powszechnie używane w instytucjach publicznych, boleśnie odczuwa się brak nowoczesnych narzędzi współpracy, które są dziś niezbędne w firmach. Kompatybilność z istniejącymi urządzeniami jest często bardzo trudna: niekompatybilne interfejsy, różne kontakty serwisowe producentów, integratorów i operatorów, a także długotrwałe, żmudne, a czasem kosztowne procedury i procesy.

Niższe rachunki telefoniczne dzięki usłudze Voice over IP

Telefonia IP nie tylko optymalizuje procesy i poprawia jakość usług oraz komunikacji, ale także obniża koszty i prowadzi do znacznych oszczędności. Po pierwsze, dzięki wyeliminowaniu wszystkich lub części miesięcznych opłat wynikających z umowy telefonicznej; po drugie, ponieważ wszystkie połączenia między oddziałami i lokalizacjami zdalnymi - nawet z telefonów komórkowych zintegrowanych z systemem IPBX - są całkowicie bezpłatne. Połączenia komórkowe w podróży można obsługiwać tak samo jak w biurze, zachowując ten sam numer telefonu. I tak naprawdę nie ma innego wyjścia: Przejście na Voice over IP jest nieuchronne, ponieważ całkowite wyłączenie tradycyjnej publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN) zaplanowane jest na 2025 rok.¹

[1] https://zephyrnet.com/pl/wy%C5%82%C4%85czenie-pstn-nast%C4%85pi-w-2025-r.-Czy-przygotowujesz-si%C4%99-do-tej-zmiany%3F/

Rozwijanie umiejętności cyfrowych pracowników

Obawy przed technologią cyfrową wynikają głównie z konsekwencji, jakie może przynieść automatyzacja. Ograniczenie, a nawet zanik kontaktów osobistych w związku z cyfryzacją procedur administracyjnych i wprowadzeniem usług internetowych stanowi realne zagrożenie dla niektórych zawodów. Nawet jeśli pracownicy będą zmuszeni do nauki nowych praktyk, nowe, wydajne narzędzia cyfrowe i narzędzia współpracy pozwolą zaoszczędzić czas i ułatwią pracę, usprawniając codzienne procesy i usługi. Działania, które się często powtarzają można wyeliminować, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach. Dzięki odpowiedniemu wyposażeniu mobilność i praca zdalna - spotkanie rady miejskiej lub wirtualne klasy - stają się możliwe. Smart City otwiera nowe perspektywy technologiczne.

Wdrożenie nowoczesnych narzędzi do komunikacji, które odpowiadają heterogeniczności oddziałów (przykłady):

• Sprawna centrala telefoniczna (wszystkie wydziały).
• Przyjmowanie zgłoszeń w celu prowadzenia i ułatwiania spraw online (usługi publiczne).
• Całodobowe infolinie (służba zdrowia / policja / straż pożarna).
• System alarmowy (policja / straż pożarna)
• System rejestracji rozmów telefonicznych (policja/straż pożarna)
• Platforma do zdalnego nauczania (szkoła)
• Wirtualne sale konferencyjne / wirtualne klasy (samorząd lokalny / szkoła)
• Plan numeracji (wszystkie wydziały)
• Integracja pracowników (służba zdrowia / straż pożarna / policja / budowa dróg ...)

Jeszcze kilka lat temu pomysł wirtualnego posiedzenia rady miasta w sieci wydawał się mało prawdopodobny, a nawet bardzo odległy. W związku z tym pojawia się pytanie o stabilność technologiczną: nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie do komunikacji w ramach współpracy powinno oferować telefony programowe, wideokonferencje, czat, udostępnianie ekranu itp. oraz umożliwiać stopniowe zaspokajanie różnych bieżących i przyszłych potrzeb komunikacyjnych bez konieczności korzystania z usług zewnętrznych lub pochodzących z amerykańskich usług w chmurze. 

Zmniejszenie zużycia energii

Samorządy lokalne, podobnie jak wszystkie przedsiębiorstwa, są oczywiście ofiarami kryzysu energetycznego i rosnących cen. Kontrolowanie zużycia energii jest jedyną możliwością krótkoterminowego obniżenia kosztów, dlatego optymalizacja urządzeń komunikacyjnych staje się priorytetem. Aby ograniczyć emisję dwutlenku węgla, jedną z opcji może być wyeliminowanie sprzętu i przejście do chmury poprzez umieszczenie systemu na współdzielonym serwerze w europejskim centrum danych, co zapewni bezpieczeństwo danych.  Korzystanie z telefonów programowych, tam gdzie to możliwe, zastąpienie podróży służbowych wideokonferencjami, ograniczenie korzystania z wewnętrznej poczty elektronicznej i załączników - co jest energo- i czasochłonne - oraz korzystanie z wewnętrznego czatu w czasie rzeczywistym to skuteczne środki zmniejszające zużycie energii w codziennej komunikacji.  

Bezpieczeństwo jest najważniejsze

Ze względu na heterogeniczność stosowanych technologii, urządzeń i interfejsów, gminy są bardzo podatne na zagrożenia cybernetyczne. Aby uniknąć zagrożenia ze strony oprogramowania ransomware, które może sparaliżować pracę całych działów, bezpieczeństwo cybernetyczne musi być kwestią priorytetową. Mimo że protokół All-IP oferuje wiele korzyści, nie należy zapominać, że system komunikacyjny jest podatny na ataki cybernetyczne z Internetu. Ze względu na ochronę danych ważne jest, by gminy wybrały rozwiązanie europejskie - takie jak innovaphone myApps - które w sposób naturalny integruje środki bezpieczeństwa i protokoły oraz zapewnia szyfrowanie danych, zapory sieciowe itp. w celu ochrony i zabezpieczenia różnych kanałów komunikacji.

Wniosek

Jak widać Smart City to projekt długoterminowy. Wyzwania są liczne, ale nie niemożliwe do zrealizowania; zależą one od czynników organizacyjnych, technologicznych, środowiskowych i ludzkich. Nowe narzędzia komunikacji pozwalają gminom i ich pracownikom zaoszczędzić czas i pieniądze, ale także zmieniają i poprawiają relacje między obywatelami a ich miastem: Nowe technologie ułatwiają procedury administracyjne, a korzystanie z aplikacji mobilnych umożliwia szybki i elastyczny dostęp do różnych usług i wydziałów.