innovaphone Office Integration: informazioni di presenza sul telefono IP, nel UC Client myPBX e in Office

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Avere sempre sott’occhio la disponibilità di colleghi o partner – indipendentemente da quale telefono IP o quale applicazione si sta usando. L’innovaphone Office Integration migliora la comunicazione e la rende più rapida: le diverse informazioni di presenza, che spesso provengono da diverse fonti, vengono fatte confluire in un’unica icona di presenza e rappresentate agli utenti delle Unified Communications in modo chiaro e intellegibile.

Rilevanti per questo sono sia l’impostazione di presenza immessa nel centralino VoIP innovaphone PBX, tramite l’Unified Communications Client myPBX o il telefono IP, sia tutti gli appuntamenti tratti dal calendario di Outlook. Naturalmente è possibile anche inserire una presenza manualmente e perfino dotarla di una nota aggiuntiva.

La particolarità dell’Office Integration di innovaphone: l’aggiornamento delle informazioni di presenza si compie in tempo reale e del tutto automaticamente – senza alcun intervento dell’utente delle Unified Communications. Non appena una delle informazioni di presenza varia, viene adeguatamente corretta dappertutto – sul telefono VoIP, nel Unified Communications Client myPBX e in tutte le applicazioni Microsoft Office.

Grazie all‘Office Integration di innovaphone è possibile ottimizzare i tempi di risposta, poiché l’utente delle Unified Communications, può, sulla base dello stato di presenza segnalato da colleghi e partner, scegliere sempre il mezzo di comunicazione più adatto: il Collega A è disponibile – Chiamata telefonica. Il Collega B è assente o in vacanza – Email. Il Collega C sta telefonando – breve Chat. Così la comunicazione non si arresta mai, al contrario diventa un piacere e permette di risparmiare tempo prezioso.

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L’Office Integration di innovaphone funziona in due direzioni: in primo luogo la rielaborazione tramite il connettore Exchange delle voci del calendario personale nella informazione di presenza del Unified Communications Client myPBX. Il relativo simbolo di presenza viene rappresentato graficamente sulla superficie del Unified Communications Client myPBX.  Se per esempio l’utente desiderato è impegnato in un appuntamento, ciò viene segnalato tramite il simbolo di presenza "Occupato" nel Unified Communications Client. Inoltre l’integrazione del calendario di Micorsoft Office completa la nota nella presenza. Se un contatto è rappresentato come Disponibile nel Unified Communications Client myPBX, ma ad esempio  entro le successive 36 ore ha un appuntamento, anche questo è visualizzato come nota di presenza. Similmente funziona anche con lo stato di Occupato o Assente, la nota di Presence indica quindi anche da quando qualcuno sarà nuovamente disponibile. Il periodo di tempo che viene preso in considerazione in questi casi è configurabile individualmente.

In secondo luogo tutte le informazioni di presenza del centralino VoIP innovaphone PBX confluiscono nell’applicazione Microsoft Office. Sia le informazioni del Unified Communications Client myPBX che le presenze inserite direttamente dal telefono IP vengono riprese e visualizzate nell’Outlook. Nella risoluzione dell’indirizzo Outlook legge la disponibilità e la rappresenta con un simbolo colorato. In questo caso un quadrato "verde" indica "Disponibile", uno giallo "Assente" e uno rosso "Occupato". Se si clicca sul simbolo, una nuova finestra mostra l’informazione di presenza  attuale. Inoltre esiste la possibilità di avviare direttamente in Outlook una chat con l’Unified Communications Client myPBX o chiamare direttamente la persona da contattare.

Prerequisito per l’Office Integration di innovaphone è, oltre al centralino VoIP innovaphone PBX versione 10, l’installazione del Unified Communication Client myPBX per tutti gli utenti che vogliono trarre vantaggio da questa funzionalità di Presence estesa. Sono inoltre necessari Microsoft Exchange Server 2010, Microsoft Office 2010 e una Linux Application Platform sul centralino VoIP innovaphone PBX.