Functionaliteiten van de Working App
Alle functies op een rij

Werktijdregistratie volgens de wet

Online urenregistratie

• Elektronische registratie van werktijden top op de minuut
• Overal mogelijk - onderweg, tijdens het thuiswerken of op kantoor 
• Optimaal voor elk eindtoestel - of het nu gaat om een pc, tablet of smartphone
• Werktijd en afwezigheid kunnen eenvoudig worden geregistreerd en bewerkt indien nodig
• Dankzij de hoge transparantie en nauwkeurigheid kunnen werknemers hun eigen werk- en pauzetijden bijhouden
• Type/categorie van de werktijden (bijv. thuiswerken, zakenreis enz.) kunnen optioneel worden toegevoegd

Beveiliging van wijzigingen

• Alle geregistreerde tijden zijn alleen zichtbaar voor de gebruiker en kunnen bewerkt worden totdat ze verzonden zijn door de werknemer
• Verzonden werktijden kunnen achteraf niet meer worden gewijzigd of verwijderd 
• In het geval van fouten in de tijdregistratie kan het betreffende gegevensbestand aan de werknemer ter beschikking worden gesteld om opnieuw te worden bewerkt of gecorrigeerd

In-app opmerkingen over wettelijke bepalingen

• Automatische opmerkingen in de Working App ondersteunen werknemers bij de wettelijk verplichte werktijdregistratie en personeelsmanagers bij het controleren ervan
• Werknemers ontvangen in de Working App een herinnering om zich te houden aan de regels voor pauzetijden, om de maximale dagelijkse werktijd niet te overschrijden of om niet te werken op zon-, feest- en vakantiedagen
• Deze herinneringen kunnen, indien gewenst, worden uitgeschakeld

Minder werk voor de HR-afdeling

Automatisering

• Effectief beheer van geregistreerde werkuren via geautomatiseerde processen en meer tijd voor strategische taken
• De Working App vereenvoudigt en verzamelen, controleren en bewerken van werktijden 
• Werknemers ontvangen direct in de app een herinnering om hun geregistreerde werktijden naar de HR-afdeling te sturen
• Alternatief kunnen managers worden ingezet als tussenpersonen om de werktijden te controleren
• Tijdens de werktijdregistratie ontvangen werknemers informatie over de betreffende wettelijke bepalingen
• HR-managers zien in één oogopslag waar actie moet worden ondernomen en kunnen werknemers hier specifiek op aanspreken.
• Verlofaanvragen kunnen direct in de app worden gecontroleerd, goedgekeurd of afgewezen – centraal, traceerbaar en revisiebestendig.

Communicatie & statusverloop in Connect

• Automatisch aangemaakte privédiscussies – voor aanvragers, managers en HR, rechtstreeks in Connect.
• Statuswijzigingen in hetzelfde gesprek – Goedgekeurd, Afgewezen of Geannuleerd verschijnen automatisch als antwoord in Connect.
• Vragen & documenten direct in de discussie – deelnemers kunnen vragen stellen, afstemmen of bijlagen toevoegen.
• Deelnemers flexibel beheren – HR- en managementgroepen kunnen op elk moment door de beheerder worden geconfigureerd.

Snel nieuwe medewerkers toevoegen aan de app

• Zijn de medewerkers al geregistreerd in de innovaphone PBX, kunnen deze eenvoudig een licentie voor de Working app krijgen en hun tijden meteen digitaal registreren 
• Werknemers die de Working app gebruiken, worden automatisch opgeslagen in de weergave voor de personeelsafdeling of de manager
• Voor elke werknemer worden standaard werktijden ingevoerd, welke flexibel aangepast kunnen worden in geval van afwijkende contractuele werktijden
• Aanmaken van groepen, bijv. voor managers zodat deze slechts de tijden van bepaalde medewerkers kunnen bekijken
• Verschillende arbeidsrechten toewijzen per groep (bijv. werken op zon- en feestdagen)

Afwijking van wettelijke voorschriften

• Geregistreerde werktijden, die niet voldoen aan de wettelijke voorschriften, worden in een lijst weergegeven die gefilterd kan worden 
• Werktijdaccounts van individuele medewerkers kunnen beheerd en gecorrigeerd worden
• Personeelsmanagers kunnen meteen zien aan welke voorschriften niet is voldaan en werknemers hier specifiek op aanspreken

• Medewerkers kunnen via e-mail geïnformeerd worden over afwijkingen direct vanuit de app

Eenvoudige en flexibele werktijdregistratie 

Werktijden eenvoudig registreren

• Registratie van werktijden beginnen, pauzeren en stoppen via één klik op de start/stop knop
• Optionele pushnotificaties helpen bij de correcte registratie van werktijden
• Automatische start/stop-functie: de werktijden kunnen automatisch worden geregistreerd wanneer myApps wordt gestart of gestopt
• Werktijden kunnen bij fouten handmatig worden aangepast (bijv. starten of stoppen vergeten)
• Eenvoudig gebruik dankzij de integratie in de myApps werkomgeving
• Meerdere afwezigheden mogelijk in de agenda, bijv. ziektedagen of verlofaanvragen, die rechtstreeks via de app kunnen worden beheerd.

Overzicht van gewerkte uren

• Weergave van de huidige werktijdregistratie tijdens een dag
• Gewerkte uren per dag, week en maand
• Werktijdaccount met duidelijke weergave van overuren
• Informatie over pauze- en rusttijden 
• Agenda- en dagweergave van werkelijke en geplande werktijden
• Geschiedenis om wijzigingen in de werktijdregistraties van medewerkers en HR transparant te volgen

Werken op basis van vertrouwen

• Ontlasting van de HR-afdeling door digitale tijdregistratie in overeenstemming met wettelijke arbeidstijdvoorschriften
• Constante controle van werktijden is niet noodzakelijk
• Werknemers kunnen hun werktijden zelf registreren voordat ze deze verzenden
• Automatische meldingen herinneren werknemers eraan dat deze hun werktijden regelmatig moeten indienen 
• Afwijkingen die niet aan de wet voldoen, kunnen gemakkelijk worden herkend 

Het controleren van werktijden staat niet centraal in de Working app. Het gaat vooral om het ontdekken van onrechtmatige afwijkingen in het kader van de zorgplicht van het bedrijf. De Working app is echter niet specifiek gericht op bedrijven met een flexibel en op vertrouwen gebaseerd arbeidstijdenmodel, maar op alle bedrijven die op zoek zijn naar een eenvoudige en effectieve tool voor het registreren van werktijden.

De belangrijkste functionaliteiten op een rij 

✓  Werktijdregistratie volgens de wet
✓  Digitale werktijdregistratie in real-time
✓  Prikklok-functie
✓  Live synchronisatie op alle eindtoestellen
✓  Werktijden verzenden met één klik
✓  Agendaweergave
✓  Invoeren van afwezigheid (bijv. vakantie en ziekteverlof)
✓  Overzicht van werkelijke en geplande uren
✓  Werktijdaccount incl. weergave van overuren
✓  Account voor gewerkte uren
✓  Verzenden van werktijden op een manier die verificatie mogelijk maakt
✓  Handmatige correctie van fouten in de tijdregistratie
✓  Meldingen over wettelijke voorschriften 
✓  Overzicht van werktijden van elke werknemer
✓  Controlerende werktijden kunnen worden gefilterd
✓  Opmerkingen bij afwijkingen van de arbeidstijdenwetgeving
✓  Beheer van het personeelsnummer
✓  Verwijderen van gebruikersgegevens
✓  Flexibele werktijdmodellen
✓  Flexibele werktijdtypes voor een nadere beschrijving van werktijden (analyses mogelijk)
✓  Teamoverzicht voor managers
✓  Instelling voor standaard werktijdmodel
✓  Configuratie van automatische pauzetijden
✓  Automatische melding voor het verzenden van werktijden
✓  Automatische start/stop-functie voor automatische registratie van werktijden
✓  Optionele pushnotificaties
✓  Configuratie van de automatische melding voor het verzenden van werktijden
✓  Automatische e-mailrapporten configureren
✓  Exporteren/ importeren van gebruikersconfiguraties, werktijden en afwezigheid in CSV-formaat
✓  Open interfaces naar andere toepassingen