Working App Features
Die Funktionen im Überblick

Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung 

Elektronische Arbeitszeiterfassung

• Minutengenaues, elektronisches Erfassen der Arbeitszeiten
• Mobil, unterwegs, im Home Office und stationär am Arbeitsplatz  
• Optimal für jedes Device - egal ob Desktop-PC, Tablet oder Smartphone
• Arbeitszeiten und Fehlzeiten können mühelos erfasst und bei Bedarf bearbeitet werden
• Hohe Transparenz und Genauigkeit ermöglicht es den Mitarbeitern ihre eigenen Arbeits- und Pausenzeiten im Blick zu halten 
• Typ/Kategorie der Arbeitszeit (z.B. Home Office, Dienstreise, etc.) können optional hinzugefügt werden

Revisionssicherheit

• Alle erfassten Zeiten sind solange privat und editierbar, bis sie durch den Mitarbeiter abgesendet werden
• Abgesendete Arbeitszeiten können nachträglich nicht mehr verändert oder gelöscht werden 
• Bei Fehlern in der Zeiterfassung kann der entsprechende Datensatz dem Mitarbeiter zur erneuten Bearbeitung bzw. Korrektur freigegeben werden

In-App Hinweise zu gesetzlichen Bestimmungen

• Automatische Hinweise in der Working App unterstützen Mitarbeiter bei der rechtlich konformen Arbeitszeiterfassung und Personalverantwortliche bei der Kontrolle dieser
• Mitarbeiter werden direkt in der Working App daran erinnert, sich an die Regelungen für Pausenzeiten zu halten, die tägliche maximale Arbeitszeit nicht zu überschreiten oder an Sonn-, Feier- und Urlaubstagen nicht zu arbeiten
• Auf Wunsch können diese Hinweise deaktiviert werden 

Geringer administrativer Aufwand für HR

Automatisierungen

• Effizientere Verwaltung der Arbeitszeitdaten durch automatisierte Prozesse und mehr Zeit für strategische Aufgaben
• Die Working App erleichtert das Sammeln, Überprüfen und Verarbeiten der Arbeitszeiten 
• Mitarbeiter werden direkt in der App daran erinnert, ihre erfassten Arbeitszeiten an die Personalabteilung abzusenden
• Alternativ können Manager als Zwischeninstanz zum Prüfen von Arbeitszeiten angelegt werden
• Schon während der Arbeitszeiterfassung erhalten Mitarbeiter Hinweise zu den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen
• Für den Fall, dass die Hinweise nicht berücksichtigt werden, sehen Personalverantwortliche auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht und können Mitarbeiter gezielt darauf ansprechen
• Urlaubsanträge können direkt in der App geprüft, genehmigt oder abgelehnt werden – zentral, nachvollziehbar und revisionssicher

Kommunikation & Statusverlauf in Connect

• Automatisch erstellte private Diskussionen – für Antragsteller, Manager und HR direkt in Connect.
• Statusänderungen im gleichen Verlauf – Genehmigt, Abgelehnt oder Abgesagt erscheinen automatisch als Antworten in Connect.
• Rückfragen & Dokumente direkt in der Diskussion – Teilnehmer können Fragen stellen, abstimmen oder Unterlagen anhängen, alles in Connect.
• Teilnehmer flexibel verwalten – HR- und Führungskräfte-Gruppen lassen sich jederzeit vom Admin konfigurieren.

Schnelles Anlegen der Mitarbeiter in der App

• Sind die Mitarbeiter bereits in der innovaphone PBX angelegt, können sie von einem IT Administrator ganz einfach eine Lizenz für die Working App erhalten und ihre Zeiten direkt elektronisch erfassen 
• Mitarbeiter, die die Working App nutzen, werden automatisch in der Ansicht für die Personalabteilung oder Führungskraft hinterlegt 
• Für jeden Mitarbeiter sind zunächst Default Arbeitsstunden eingetragen, die bei abweichenden vertraglichen Arbeitszeiten flexibel angepasst werden können 
• Anlegen von Gruppen, z.B. für Führungskräfte, damit diese nur die Zeiten bestimmter Mitarbeiter einsehen können
• Verschiedene Arbeitsrechte pro Gruppe vergeben (z.B. Arbeit an Sonn-und Feiertagen)

Überblick über Abweichung von gesetzlichen Regelungen

• Erfasste Arbeitszeiten, die nicht den gesetzlichen Regelungen entsprechen, werden in einer filterbaren Liste dargestellt 
• Zeitkonten einzelner Mitarbeiter können verwalten und korrigiert werden
• Personalverantwortliche können auf einen Blick erkennen, welche Regelungen nicht eingehalten wurden und Mitarbeiter gezielt darauf ansprechen 
• Bei Abweichungen können Mitarbeiter direkt aus der App heraus per E-Mail informiert werden

Einfache und flexible Arbeitszeiterfassung 

Arbeitszeiten einfach erfassen

• Erfassung der Arbeitszeit über einen Klick auf den Start-Stopp-Button beginnen, pausieren und beenden
• Optionale Push-Benachrichtigungen unterstützen bei der Zeiterfassung
• Auto Start / Stop für automatisches Zeiterfassen beim Starten und Beenden von myApps
• Händisches Anpassen der Arbeitszeiten bei Fehlern (z.B. Starten oder Stoppen vergessen)
• Einfache Bedienung und geringe Einlernzeit durch Integration in die meistens täglich verwendete Arbeitsumgebung myApps
• Mehrfachauswahl von Abwesenheiten im Kalender möglich, z. B. Krankheitstage oder Urlaubsanträge, die direkt über die App verwaltet werden können

Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden

• Anzeige der laufenden Zeiterfassung während eines Tages
• Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden pro Tag, Woche und Monat 
• Arbeitszeitkonto mit übersichtlicher Anzeige der Überstunden
• Hinweise zu Pausen- und Ruhezeiten 
• Kalender- und Tagesansicht mit Soll- und Ist-Arbeitszeiten
• Historie zur Nachvollziehbarkeit der Veränderungen im Arbeitszeitkonto für Mitarbeiter und HR

Unterstützung von Vertrauensarbeitszeit

• Entlastung von Personalabteilungen durch entsprechende Hinweise bei der Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitbestimmungen
• Ständige Überwachung und Kontrolle der Arbeitszeiten nicht notwendig
• Bis zum Absenden der Arbeitszeiten können Mitarbeiter vollständig privat für sich ihre Zeiten erfassen
• Automatische Hinweise erinnern Mitarbeiter daran ihre Zeiten regelmäßig abzusenden 
• Abweichungen die nicht rechtskonform sind, können einfach erkannt werden 

Die Überprüfung der Arbeitszeiten als solche steht nicht im Vordergrund der Working App. Es geht vielmehr darum, gesetzeswidrige Abweichungen im Rahmen der Fürsorgepflicht des Unternehmens aufzudecken. Nichtsdestotrotz ist die Working App nicht ausschließlich für Unternehmen mit dem Vertrauensarbeitszeitmodell gedacht, sondern für alle, die eine einfache und effiziente Arbeitszeiterfassung suchen.

Die wichtigsten Features im Überblick 

✓  Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
✓  Elektronische Arbeitszeiterfassung in Echtzeit
✓  Stempeluhr-Funktion
✓  Live Synchronisation auf allen Endgeräten
✓  Arbeitszeiten mit einem Klick absenden
✓  Kalenderansicht
✓  Eintragen von Abwesenheiten (z.B. Urlaub und Krankheitstag)
✓  Überblick über Soll- und Ist-Stunden
✓  Arbeitszeitkonto inklusive Überstundenanzeige
✓  Revisionssicheres Absenden von Arbeitszeiten
✓  Manuelle Fehlerkorrektur der Zeiterfassung
✓  Hinweise zu gesetzlichen Regelungen
✓  Übersicht über Arbeitszeiten aller Mitarbeiter
✓  Filtern nach zu überprüfenden Arbeitszeiten
✓  Auto Start / Stop für automatisches Zeiterfassen
✓  Hinweise zu Abweichungen von gesetzlichen Arbeitszeitregelungen
✓  Verwaltung der Personalnummer
✓  Benutzerdaten löschen
✓  Flexible Arbeitszeitmodelle
✓  Flexible Arbeitszeittypen zur genaueren Beschreibung der Arbeitszeiten (Auswertungen möglich)
✓  Teamansichten für Führungskräfte
✓  Einstellung für Standard Arbeitszeitmodell
✓  Konfiguration von automatischen Pausenzeiten
✓  Automatische Aufforderung zum Absenden der Arbeitszeiten
✓  Konfiguration der automatischen Aufforderung zum Absenden der Arbeitszeiten
✓  Automatische E-Mail Berichte konfigurieren
✓  CSV Export und Import von Benutzerkonfigurationen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten
✓  Offene Schnittstellen zu anderen Anwendungen