Efektywność bez stresu

Twoje nowoczesne narzędzie do zarządzania projektami kontra codzienny chaos

Bénédicte Nuding i Victoria Finkbeiner | Wrzesień 2025

Tematy poruszane w artykule:  

♦ 1000 zadań i brak planu
♦ Jak poprawić produktywność dzięki nowoczesnym narzędziom do zarządzania projektami
♦  innovaphone Projects: Nasza historia sukcesu, a wkrótce także Twój największy atut
♦  Wnioski i doświadczenia naszego działu marketingu

1000 zadań i brak planu? Masz czasem wrażenie, że projekty stają się coraz bardziej złożone, a terminy coraz krótsze? Zastanawiasz się, jak nad tym wszystkim zapanować i skutecznie doprowadzać projekty do celu? Właśnie w takich sytuacjach z pomocą przychodzą narzędzia do zarządzania projektami – niezawodne wsparcie, które pozwala skutecznie kontrolować przebieg prac i naprawdę zmienia sposób realizacji projektów.

Największa zaleta? Maksymalna efektywność! Odpowiednie narzędzie usprawnia procesy, automatyzuje powtarzalne zadania i pozwala lepiej wykorzystać dostępne zasoby. Zyskujesz cenny czas, a Twój zespół może skupić się na tym, co naprawdę istotne. Ale nie chodzi wyłącznie o tempo pracy. Dzięki narzędziom do zarządzania projektami planowanie i organizacja stają się proste i przejrzyste. Możesz przypisywać zadania, wyznaczać procesy i tworzyć realistyczne harmonogramy. W efekcie ryzyko opóźnień i błędów znacząco maleje, a realizacja projektów przebiega płynnie i bez zakłóceń. Współpraca w zespole nabiera zupełnie nowego wymiaru: każdy ma dostęp do aktualnych informacji, nieporozumienia znikają, a komunikacja staje się naturalna i przejrzysta. To wszystko przekłada się na lepszą atmosferę i większe zaangażowanie pracowników.

Nie ma wątpliwości – dobrze dobrane narzędzie do zarządzania projektami to realna przewaga konkurencyjna. Projekty realizujesz szybciej, efektywniej i oszczędniej – wyprzedzając konkurencję. To najlepszy sposób, aby ograniczyć stres i zmaksymalizować produktywność.

Jak poprawić produktywność dzięki nowoczesnym narzędziom do zarządzania projektami:

innovaphone Projects: Nasza historia sukcesu, a wkrótce także Twój największy atut

Przyznajmy szczerze: zanim Projects uprościł naszą codzienną pracę, zarządzanie zadaniami marketingowymi było u nas dużo mniej uporządkowane… i znacznie bardziej czasochłonne. Arkusze Excel, niekończące się wymiany maili, niejasny podział odpowiedzialności – to była nasza codzienność. Efekt? Duplikaty, brakujące informacje i opóźnienia we wdrażaniu pomysłów. Potrzebowaliśmy rozwiązania. Tak właśnie powstał Projects – narzędzie stworzone na miarę naszych specyficznych potrzeb w innovaphone.

Chcemy teraz uchylić rąbka tajemnicy i pokazać, w jaki sposób nasz dział marketingu pracuje z Projects. To narzędzie stało się nie tylko nieodzowną częścią naszej codziennej pracy, ale także prawdziwym autorskim rozwiązaniem, które powstało z realnej potrzeby.

Doświadczenia naszego działu marketingu – Simone, Luana i Nick odpowiedzieli na kilka pytań:

 
Simone, do jakich zadań najczęściej używasz Projects?

Projects to dziś moje uniwersalne narzędzie – używam go praktycznie do wszystkiego. Największa zaleta? Wszystkimi zadaniami można wygodnie zarządzać w jednym miejscu. Ale Projects to znacznie więcej niż tylko planowanie. To także przestrzeń do zbierania pomysłów i tematów, centralnego przechowywania informacji związanych z konkretnymi zadaniami – i wiele innych możliwości.

Na przykład wykorzystuję Projects do przygotowywania naszego comiesięcznego newslettera. Założyłam do tego osobny projekt, w którym zapisuję wszystkie ciekawe tematy – trafiają od razu do backlogu, gdy tylko pojawią się w codziennej pracy. Aby niczego nie przeoczyć podczas tworzenia newslettera, przygotowałam własny szablon sprintu. Oprócz zadań takich jak pisanie tekstów czy tworzenie grafik uwzględnia on również zadania związane z tłumaczeniem. Mogę je łatwo przypisać odpowiednim osobom, a kiedy tłumaczenie jest gotowe, otrzymuję bezpośrednią informację zwrotną w Projects.

Luana, w jakich zadaniach Projects szczególnie Ci pomaga?

Przy dużej liczbie zadań łatwo stracić orientację w tym, co jeszcze wymaga realizacji. Projects umożliwia zachowanie pełnego przeglądu i pomaga dopilnować, aby żadne zadanie nie zostało pominięte.

A pamiętasz jeszcze czasy sprzed Projects?

Oczywiście – bałagan w skrzynce mailowej, foldery w Outlooku, karteczki na biurku... istny chaos.

 Simone, co zmieniło się dzięki Projects we współpracy z zespołem?

Współpraca stała się prostsza, bardziej przejrzysta i szybsza niż wcześniej. Integracja z Connect – naszą platformą intranetową – oraz powiadomienia wbudowane w system sprawiają, że wszystko przebiega sprawniej. W Connect można wymieniać wiadomości i prosić o informacje bezpośrednio w ramach projektu, sprintu czy zadania. Rezultat? Lepsza komunikacja i szybsze akceptacje. Przykład z ostatniego tygodnia: miałam do omówienia kilka kwestii z agencją zewnętrzną. Tradycyjnie skończyłoby się to niekończącą się wymianą maili, gdzie trudno odnaleźć właściwe informacje. W Projects wszystko znajduje się w jednym miejscu – jasno, logicznie i łatwo do śledzenia. Dodatkowo dane są dostępne dla całego zespołu, również dla osób dołączających w późniejszym etapie. Koniec z chaosem i stratą czasu – współpraca staje się płynna i przejrzysta.

Również podczas nieobecności członków zespołu – z powodu urlopu czy choroby – Projects okazuje się niezastąpiony. Ułatwia kontrolę nad postępem prac i pozwala szybko przejąć zadania. Dzięki temu ciągłość projektu nie jest zagrożona.
 

Nick, czy masz jakąś pomocną wskazówkę dla osoby, która po raz pierwszy korzysta z Projects?

Najważniejsze jest regularne korzystanie z Projects. Jak w przypadku każdego nowego narzędzia, również tutaj na początku potrzebna jest nauka – drogi na skróty niestety nie ma. Bardzo pomaga zrozumienie ogólnej struktury obejmującej obszary, projekty, sprinty i zadania. Kto to przyswoi, jest już o krok od zostania prawdziwym ekspertem w pracy z Projects.

 A według Ciebie, jaka jest największa zaleta Projects?

Największą zaletą jest to, że zawsze mam dostęp do aktualnych informacji i mogę je błyskawicznie odnaleźć – także wtedy, gdy muszę przejąć obowiązki chorego współpracownika. Projects i Connect zapewniają pełną przejrzystość i oszczędność czasu.

Projects: To dla nas coś więcej niż tylko narzędzie

Projects to dla nas znacznie więcej niż narzędzie do zarządzania projektami. Odzwierciedla nasze przekonanie, że najlepsze rozwiązania powstają wtedy, gdy odpowiadają na realne potrzeby zespołu i wspierają codzienną pracę. Projects pokazuje, że prawdziwa innowacja rodzi się tam, gdzie dotychczasowe metody przestają wystarczać. Jesteśmy dumni, że to narzędzie usprawniło i tak wyraźnie poprawiło sposób naszej pracy w całej firmie.