Maximal effizient, minimal gestresst

Dein smartes Projektmanagement-Tool gegen das Projekt-Chaos

Bénédicte Nuding & Victoria Finkbeiner | September 2025

Quick Guide

♦ 1000 Aufgaben und keinen Plan?
♦ Maximiere deine Produktivität mit einer intelligenten Projekt-Management Lösung
♦ Unser Projects: Intern schon lange ein Hit – extern ein neuer Bekannter
♦ Erfahrungsbericht innovaphone Marketingabteilung

1000 Aufgaben und keinen Plan? Hast du auch manchmal das Gefühl, dass Projekte immer komplexer und die Fristen immer kürzer werden? Dann fragst du dich bestimmt, wie du den Überblick behältst und deine Projekte erfolgreich ins Ziel bringst. Genau hier kommen Projektmanagement-Tools ins Spiel - ein echter Game Changer für dich!

Der größte Pluspunkt? Maximale Effizienz! Ein gutes Tool strafft deine Prozesse, automatisiert lästige Aufgaben und optimiert die Ressourcennutzung. Das spart dir enorm viel Zeit und gibt deinem Team die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Aber es geht um mehr als nur Geschwindigkeit. Mit einem Projektmanagement-Tool wird deine Planung und Organisation zum Kinderspiel. Verteile Aufgaben, erstelle Abläufe und lege realistische Zeitpläne fest. Das minimiert das Risiko von Verzögerungen und Fehlern – und deine Projekte laufen wie am Schnürchen. Auch die Zusammenarbeit im Team profitiert enorm. Jeder ist immer auf dem gleichen Stand, Missverständnisse gehören der Vergangenheit an und die Kommunikation wird reibungsloser. Das ist wichtig für die Stimmung im Team! 

Ganz ehrlich: Wenn du dein Projektmanagement-Tool clever einsetzt, sicherst du dir einen klaren Wettbewerbsvorteil. Du kannst Projekte schneller, effizienter und kostengünstiger abschließen – und so deine Konkurrenz hinter dir lassen. Es ist Zeit, den Stress zu minimieren und deine Produktivität zu maximieren!

Maximiere deine Produktivität mit einer intelligenten Project-Management Lösung:

Unser Projects: Intern schon lange ein Hit – extern ein neuer Bekannter

Bevor Projects unser Leben vereinfachte, gab es Zeiten, in denen unsere Marketingaufgaben, nun ja, sagen wir es mal so: weniger koordiniert und deutlich zeitfressender waren. Excel-Tabellen, endlose E-Mail-Ketten und Missverständnisse über Zuständigkeiten waren an der Tagesordnung. Das bedeutete für uns oft unnötige Doppelarbeit, fehlende Infos und lästige Verzögerungen bei der Umsetzung unserer kreativen Ideen. Eins war klar: Es musste eine Lösung her. So entstand die Idee zu Projects – ein Werkzeug, das genau auf unsere (innovaphone) Bedürfnisse zugeschnitten sein sollte.

Jetzt möchten wir dir noch einen kleinen Blick hinter die Kulissen gewähren und zeigen, wie unser Marketing Team mit Projects arbeitet. Dieses Tool ist nicht nur ein unverzichtbarer Teil unseres täglichen Doings geworden, sondern auch eine echte Eigenkreation, die aus einer internen Notwendigkeit heraus geboren wurde.

Erfahrungsbericht aus unserer Marketingabteilung - wir haben unser Team gefragt - Simone, Luana und Nick haben geantwortet:

 
Simone, für welche Aufgaben benutzt du Projects besonders häufig?

Projects ist mittlerweile wirklich zu meinem Allrounder für eigentlich fast alles geworden. Es ist einfach ein super Vorteil, wenn alle Aufgaben zentral über EIN Tool organisiert werden können. Das Tolle daran: Man kann nicht „einfach nur“ To Dos planen, sondern auch Ideen und Themen sammeln, Informationen zu bestimmten Aufgaben zentral hinterlegen, und, und, und.

Ich nutze Projects z.B. auch für unseren monatlichen Newsletter. Dafür habe ich mir ein eigenes Newsletter-Projekt angelegt. Themen, die sich für den Newsletter eignen und die mir im Alltag immer mal wieder an den verschiedensten Stellen begegnen, sammle ich zentral im Backlog meines Newsletter-Projekts. Damit ich beim Erstellen eines Newsletters nichts vergesse, habe ich mir auch eine Sprint-Vorlage für die Newsletter angelegt. Neben Aufgaben wie Beiträge verfassen, Grafiken erstellen, etc. sind in der Vorlage auch gleich schon Tasks für die Übersetzung des Newsletters enthalten. Die kann ich dann an die jeweiligen Kollegen geben und bekomme dann auch direkt über Projects eine Rückmeldung, wenn die ÜB fertig ist.

Luana, bei welchen Aufgaben bist du ganz besonders froh, Projects zu haben?

Wenn ich viel zu tun habe, verliere ich manchmal den Überblick darüber, was ich noch alles machen muss. Projects hilft mir, immer den Überblick zu behalten, damit mir nichts „durch die Lappen“ geht.

Kannst du dich noch an früher erinnern, also an Zeiten vor Projects?

Klar, ein eMail-Wust, Projektordner in Outlook, Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch… das war schon wild.

Simone, Wie empfindest du die Zusammenarbeit im Team mit Projects?

Es ist sooooo viel einfacher, reibungsloser und unkomplizierter, als davor! Auch durch die Integration mit Connect - unserer Intranet Plattform - und die damit verbundenen Notifications. Mit Connect gibt es die Möglichkeit, direkt im Kontext eines Projektes, eines Sprints oder einer Task mit den Kollegen zu kommunizieren. Das macht den Arbeitsalltag und Abstimmungen untereinander so viel einfacher. Erst letztens hatte ich wieder so einen Fall, bei dem mehrere Themen mit einer externen Agentur in einer E-Mail-Konversation pingpong-artig besprochen wurden. Das wird schnell unübersichtlich und chaotisch. Ganz anders in Projects, hier hast du alles sauber und nachvollziehbar dokumentiert – und zwar nicht nur für die direkt Beteiligten, sondern auch für alle anderen, die später erst involviert werden.

Auch, wenn jemand aus dem Team krank wird oder im Urlaub ist, und Rückfragen zu dessen Projekten oder zum aktuellen Stand einer bestimmten Aufgabe kommen, ist Projects ein echter Game-Changer!
 

Nick, Hast du einen hilfreichen Tipp für jemanden, der das allererste Mal Projects nutzt?

Es ist einfach wichtig es regelmäßig und oft zu benutzen. Wie mit allen Dingen muss man auch Projects am Anfang lernen. Da gibt es leider keine Abkürzung. Es hilft auf jeden Fall die Gesamtstruktur von Bereichen, Projekten, Sprints und Tasks zu verstehen. Wer das verinnerlicht hat, ist nicht mehr weit weg, ein Projects Profi zu werden.

Was ist für dich das größte Key Benefit mit Projects?

Immer up-to-date zu sein und schnell Informationen zu finden, z.B. wenn eine Kollegin oder ein Kollege krank ist und man etwas kurzfristig übernehmen muss. Man findet stets alle Informationen in Projects/Connect.

Ein echter Game-Changer

Projects ist für uns weit mehr als nur ein Projektmanagement-Tool. Es ist das Ergebnis unserer Überzeugung, dass interne Tools, die aus dem echten Bedarf heraus entstehen, die Arbeit am besten unterstützen können. Es beweist, dass Innovation oft dort beginnt, wo bestehende Lösungen an ihre Grenzen stoßen. Und wir sind stolz darauf, wie Projects die gesamte Arbeitsweise unserer Firma zum Besseren verändert hat.