innovaphone Fax
Fax-to-Mail und Mail-to-Fax mit der VoIP-Telefonanlage innovaphone PBX

Auch wenn manche denken: Warum braucht man eigentlich heutzutage noch ein Faxgerät? Bei einigen Vorgängen führt eben doch kein Weg am Faxen vorbei – sei es bei rechtlichen Angelegenheiten, Bestellungen, Auftragseingängen oder Ähnlichem. Ein ordentliches Fax mit Unterschrift und Firmenstempel hat in diesen Fällen einfach mehr Gültigkeit als eine formlose E-Mail.

Doch Faxen muss nicht umständlich sein. Das zeigt die Fax Lösung von innovaphone, mit der man Faxe schnell und unkompliziert über den eigenen PC versenden und empfangen kann – übrigens auch mobil. Der normale Mail Client (z.B. Outlook) fungiert dabei als Faxgerät und macht Mail-to-Fax oder aber Fax-to-Mail möglich. Faxdokumente liegen somit in digitaler Form vor und können direkt passend archiviert werden. Zudem wird die Diskretion gewahrt, denn sensible Daten können über eine individuelle Faxnummer versendet oder empfangen werden.

Unternehmen, die über das Internet faxen, ersparen sich teure Anschaffungs- und Wartungskosten für analoge Faxgeräte. Auch Papier-Ressourcen können dank Fax-to-Mail und Mail-to-Fax stark eingespart werden, denn die meisten Dokumente liegen von vornherein digital vor. innovaphone Fax läuft integriert auf der vorhandenen Hardware der VoIP-Telefonanlage innovaphone PBX – on Board ohne weiteren Hardware Einsatz oder externe Server. Über das Internet faxen: Einfacher geht es kaum.

Mail-to-Fax: Zum Senden wird das Dokument als PDF an eine E-Mail gebunden und zum Faxserver gesendet. Die Mailadresse setzt sich aus der Zielrufnummer und dem Domainnamen des Faxservers zusammen. Der Text der Betreffzeile wird in das Fax-Deckblatt übernommen, sofern ein Deckblatt konfiguriert worden ist. Deckblätter sind in verschiedenen Sprachen vorhanden und können individuell angepasst werden. Bei erfolgreicher Faxübermittlung erhält der Absender per E-Mail eine Sendebestätigung. Diese E-Mail enthält im Anhang das versandte Dokument mit Deckblatt – also genau das Dokument, das der Empfänger erhalten hat. Bei fehlgeschlagener Übermittlung erhält der Absender eine E-Mail mit Angabe des Fehlergrundes.

Fax-to-Mail: Der Faxempfang erfolgt auch über E-Mail. Im Betreff und der eigentlichen Mail sind die Verbindungsinformationen Rufnummer, Datum, Uhrzeit, Fax-ID und Seitenanzahl vom Fax enthalten. Das eigentliche Dokument wird als Anhang im PDF Format übertragen.

Ein innovaphone VoIP-Gateway übernimmt die Aufgaben eines Faxservers. Voraussetzung ist eine innovaphone Linux Application Platform, verfügbar für die innovaphone Gateway Modelle der 11er-Reihe (Ausnahme: IP1130), das innovaphone Gateway IP6010 oder als virtuelle Lösung (VMware). Am VoIP-Gateway werden die Dokumente konvertiert und auf klassischem Weg ausgetauscht. innovaphone Fax ist mit allen analogen Faxgeräten kompatibel.