Ein Bereich, in welchem dies besonders sichtbar wird, ist die Unternehmenskommunikation. Wo man früher als Unternehmen oder Mitarbeiter hauptsächlich persönlich oder über analoge Anschlüsse erreichbar war, gibt es heute eine Vielzahl an verschiedenen Kontaktmöglichkeiten. Durch digitale Technologien beeinflusst müssen Unternehmen sicherstellen, dass die eigene Infrastruktur fortwährend angepasst und analysiert wird, um mit dem technologischen Wandel Schritt zu halten. Mit der europaweit laufenden Umstellung von ISDN auf VoIP und der zunehmenden Verlagerung weg vom typischen Büroarbeitsplatz herrscht zudem ein gewisser Handlungsbedarf.
Dies ist nicht zuletzt eine finanzielle und strukturelle Herausforderung, kann jedoch auch als große Chance wahrgenommen werden. Um im Wettbewerb zu bestehen, ist die Skalierbarkeit unabdingbar, damit die stetige Flexibilität gewährleistet werden kann, um den Anforderungen bezüglich Firmenwachstum und Fluktuation gerecht zu werden. Da die Arbeit im Allgemeinen mit immer mehr Flexibilität einhergeht, werden auch die Arbeitsplätze der Mitarbeiter immer flexibler gestaltet. So gewinnt eine Verfügbarkeit unabhängig vom Standort (Stichwort Anywhere Workplace) in Kombination mit einem ausgereiften Mobility Konzept, das die Mitarbeiter perfekt in die Telefonanlage des Unternehmens integriert, ebenfalls immer mehr an Bedeutung. Auch Unternehmen, welche feste Arbeitsplatzmodelle durch flexiblere Modelle wie z.B. das Hot Desking ablösen, benötigen eine dazu passende IT-Infrastruktur.
Bei global agierenden Unternehmen zeichnet sich ebenfalls eine neue Entwicklung bezüglich der eigenen Nachhaltigkeit und dem Klimaschutz ab. UC Komponenten wie Videotelefonie und virtuelle Konferenzlösungen bieten hier eine gute Alternative zu Geschäftsreisen. In Zeiten einer globalen Pandemie können diese nicht wie gewohnt stattfinden, jedoch gibt es hier zusätzliche Argumente bezüglich Reisekosten und Zeitaufwand. Mitarbeiter an verschiedenen Unternehmensstandorten haben so die Möglichkeit, in persönlichem Kontakt zu stehen. Darüber hinaus können zusätzliche Tools wie Application Sharing genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Durch die Implementierung neuester Software und Kommunikationslösungen werden zudem Arbeitsprozesse beschleunigt, was Produktivität und Effizienz steigert. Datenvolumen und Kommunikationsaufkommen nehmen stetig zu, was eine veraltete Kommunikationslösung schnell überlasten kann. Hierbei setzen viele Unternehmen ebenfalls auf Cloud Services. Das Auslagern in die Cloud ermöglicht eine umfangreiche Datenspeicherung, entlastet die firmeninterne IT und bietet ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Thema Sicherheit. Durch die Umstellung auf All IP muss man sich bewusst sein, dass das Kommunikationssystem neuen Risiken und Angriffen aus dem Internet ausgesetzt ist. Hier sollten Unternehmen sicherstellen, dass bei der Wahl einer neuen Kommunikationslösung auch adäquate Sicherheitsmaßnahmen und Sicherheitsprotokolle implementiert sind, sodass die Verschlüsselung sensibler Daten über verschiedene Kommunikationskanäle gewährleistet ist.
Dies betrifft ebenfalls die Ausfallsicherheit. Kommt das Telefonsystem selbst für kurze Zeit zum Erliegen, kann dies immense Auswirkungen für das Unternehmen mit sich bringen. Deshalb macht es durchaus Sinn, sich mit einem gut funktionierenden Backup-System (z.B. mit einem redundanten System) für den Ernstfall zu rüsten, sodass es zu keinem Datenverlust kommt.
Für die Mitarbeiter selbst werden die Bedienbarkeit und die verfügbaren Funktionen im Vordergrund stehen. Ein intuitiver Client mit einheitlicher, strukturierter Oberfläche und responsivem Design ermöglicht dem End User eine immer gleichbleibende Funktionsweise, egal welches Device benutzt wird. Die Benutzerfreundlichkeit wird hier eine hohe Priorität haben.
Zunächst mag die Digitalisierung eine Herausforderung sein, aber wenn sie mit einer gut geplanten digitalen Strategie angegangen wird, können neue Perspektiven geschaffen werden.
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