Präsenzinformationen im Client – gibt es die perfekte Präsenzlösung?

Johannes Nowak | Update vom 15.10.2025

Rot, Gelb, Grün: Über die Aussagekraft von Präsenzanzeigen

Eine wichtige Funktion einer jeden Unified Communications-Lösung ist die Anzeige der Präsenzinformationen, steuert sie unter Umständen doch den weiteren Verlauf einer Kommunikation. Wie bei der Ampel, sollen auch die Farben bei Präsenzanzeigen ein Indikator für die Erreichbarkeit des Ansprechpartners sein: „nicht erreichbar“, „vielleicht erreichbar“, „erreichbar“. Weitere Stati sind: „bitte nicht stören“ oder „offline“. Häufig werden diese Angaben noch durch einen Text ergänzt, der genauere Informationen zum Status enthält.  Das klingt auf den ersten Blick nach einer übersichtlichen und ressourcensparenden Lösung. Doch ist das wirklich so? Und:  Welchen Einfluss haben die Präsenzzustände tatsächlich auf mein Kommunikationsverhalten?

Schwierigkeiten und technische Herausforderungen beim Thema „Präsenzinformationen“

• Betrachten wir zunächst, woher die Präsenzinformation kommt: Zum einen wird sie von der UC-Lösung selbst generiert: Bin ich eingeloggt oder ausgeloggt, aktiv oder inaktiv? Habe ich innerhalb meiner Lösung noch einen zusätzlichen Status wie etwa „am Telefon“? Was einfach klingt, ist nicht immer ganz einfach, denn viele Lösungen schalten einen User beispielsweise auf „inaktiv“ oder „offline“, weil er das Endgerät oder die Maus eine bestimmte Zeit nicht genutzt hat (keine Eingabe, keine Mausbewegung). Auf diese Weise wird man „offline“ angezeigt, obwohl man gerade sehr aktiv mit einem Kollegen im Büro diskutiert, ein Konzept auf einem Whiteboard skizziert oder das neue Produktmuster testet. Diffizil wird es auch bei der Frage, ob ich automatisch auf „inaktiv“ gestellt werde, wenn sich meine Maus am PC nicht bewegt, ich aber den Client an meinem Smartphone geöffnet habe? Was soll in diesem „offline“-Zustand möglich sein? Sollen mich Kollegen dann anrufen können oder wäre das eher störend? 

• Auch ein Aggregieren des Präsenzstatus ist nicht immer eindeutig und sinnvoll. Nehme ich an einem Microsoft Teams-Meeting (bzw. Zoom- oder WebEx-Meeting) als aktiver Sprecher teil, möchte ich vielleicht nicht gestört werden. Bin ich aber nur ein passiver Zuhörer, kann es wichtig sein, für Kundenanrufe weiterhin erreichbar zu sein. Wie also soll die Telefonanlage in diesem Fall eingehende Anrufe steuern? 

• Der Abgleich auf den verschiedenen Endgeräten gehört ebenfalls in dieses Problemfeld: Soll mein Mobiltelefon „besetzt“ signalisieren, wenn ich am PC an einem Web-Meeting teilnehme? Und wie verhält es sich mit privaten Anrufen oder gar Notfällen? Und: Fühle ich mich durch eine Chat-Nachricht im Meeting gestört? 

• Des Weiteren kann die Präsenzinformation aus dem Kalender ihre Tücken haben: Was ist, wenn ein Meeting länger dauert oder früher endet als im Kalender angegeben? Der Kalendereintrag ist statisch, der Arbeitsalltag oft dynamisch. Zudem nutzen viele User ihren Kalender für Aufgaben oder eher private Einträge wie Geburtstagserinnerungen. Hier kann eine falsche Einstellung, d.h. das Preisgeben privater Informationen, sogar Probleme mit der DSGVO nach sich ziehen.

Fazit: Es muss eine klar kommunizierte, einheitliche Unternehmensrichtlinie geben

Implementiert man eine Lösung, die auf logischen Parametern fußt, wird man immer einen Anwender finden, für den gerade diese Logik nicht passt. Wie die Beispiele zeigen, können für ein und dieselbe Situation unterschiedliche Interpretationen richtig und valide sein.

Wirklich effizienzsteigernd werden Präsenz-Lösungen erst dann, wenn ihnen eine einheitliche und von allen Mitarbeitern im Unternehmen gelebte Vorgabe zugrunde liegt. Diese sollte grundsätzlich regeln, wann und wie ich meine Präsenz zu setzen habe, wobei im Idealzustand ein Großteil der Informationen automatisiert über den Kalender oder den Zustand des Endgeräts eingespeist wird. Auf der anderen Seite muss ebenso klar festgelegt sein, ob und inwiefern abhängig vom Präsenzstatus eine Kommunikationsaufnahme erfolgen soll bzw. darf. Die datenschutzrechtlichen Fragen ebenso wie die Fragen der Mitbestimmungspflicht müssen behandelt und beachtet werden, ist doch der eigene Präsenzstatus eine Information, aus der man Rückschlüsse über das aktuelle Verhalten des Nutzers ziehen kann.

Ausblick: Bei der Präsenz geht noch was

Das Thema „Präsenz“ ist derzeit technisch noch lange nicht ausgereizt. Es ist zweifelsfrei möglich, viele weitere Präsenzinformationen zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise wird in Consumer-Lösungen bereits die „zuletzt online“- bzw. „online seit“-Funktion angeboten. GPS und Bluetooth-Anbindung an bestimmte Endgeräte oder Tokens können lokale Präsenzinformationen ermöglichen, was etwa im Healthcare-Bereich bereits jetzt schon üblich ist. Gerade in Zeiten der Pandemie und des Homeoffice ist es sicherlich nützlich zu wissen, ob ein Kollege vor Ort im Büro oder im Homeoffice ist. Für die Nutzung dieser persönlichen Informationen ist wiederum aus datenschutzrechtlichen Gründen eine Betriebsvereinbarung unbedingt empfehlenswert.

Wie löst innovaphone myApps das Thema „Präsenz“?

In innovaphone myApps bieten wir eine ausgewogene Kombination von Präsenzinformationen über Endgerätegrenzen hinweg: Manuell gesetzte Präsenzinformationen, Informationen aus dem (Outlook-)Kalender und, ganz wichtig, der Belegt-Status während eines Telefonates werden zusammengeführt und angezeigt. Gruppen-, Rufumleitungs- und Präsenzinformationen aus anderen Systemen wie z.B. Microsoft Teams ergänzen das Bild.

Herauszuheben ist ferner, dass sich Präsenzinformationen über unsere offenen Schnittstellen (APIs) auslesen und setzen lassen, so dass eine Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse und eine Integration in die vorhandene Umgebung jederzeit möglich ist.

Mein persönliches Fazit bleibt dennoch bestehen: Es gibt sie nicht, die für alle Belange und Situationen perfekte Präsenzlösung!

Aktualisiert am 15.10.2025 

Connector for M365: Zukunftssichere Integration für Exchange Online

Alle Unternehmen, die Microsoft 365 mit Exchange Online einsetzen, sollten sich den 1. Oktober 2026 im Kalender markieren: An diesem Tag beendet Microsoft die Unterstützung des bisherigen EWS-Protokolls. Die Folge: Die klassische Calendar App kann ab dann nicht mehr für die Synchronisation der Kalender-Präsenz zwischen Microsoft 365 und innovaphone myApps genutzt werden.

Wir wollten genauer wissen, welche Alternativen es gibt und wie sich unsere Kunden optimal darauf vorbereiten können – und haben dazu mit unserem Kollegen Joahnnes Nowak (Head of Business Development International) gesprochen.